Cara Membuat Surat Resmi dan Contoh-Contohnya

Berbicara mengenai surat, tentu terlalu luas cakupannya karena ada banyak sekali jenis surat. Seperti yang mungkin sering kita dengar dalam kehidupan sehari – hari, ada yang disebut surat pernyataan, surat perjanjian, surat undangan, surat pemberitahuan, bahkan surat pribadi. Tentu semuanya berbeda, dan memiliki karakteristik serta kegunaannya sendiri.

Dari sekian banyak jenis dan tujuan pembuatan surat, salah satunya adalah surat resmi. Surat resmi biasanya kita temukan jika kita mempunyai hubungan atau pekerjaan yang resmi. Surat jenis ini juga tidak dapat dikeluarkan sembarangan mengingat yang biasanya mengeluarkan surat- surat resmi adalah instansi, organisasi, lembaga, perusahaan yang mempunyai keperluan mereka tersendiri dengan menerbitkan surat resmi.

Dengan mengeluarkan sebuah surat resmi itu bermakna surat tersebut mempunyai kuasa atau nilai tertentu. Baik itu surat perjalanan dinas, surat rekomendasi dari perusahaan maupun surat pemberitahuan tentang sesuatu dari instansi pemerintah. Lalu, bagaimana jika Anda memerlukan surat resmi dan bagaimana cara membuat surat resmi? Mari simak artikel berikut ini.

Mengenal Apa itu Surat Resmi

Pada prinsipnya dan sesuai dengan namanya, surat resmi adalah suatu surat tertulis yang digunakan untuk segala jenis keperluan formal atau resmi. Dalam Bahasa Inggris, surat resmi dikenal dengan sebutan ‘official letter’. Surat resmi pun merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang diakui dan dianggap secara resmi dan valid antara beberapa pihak.

Tidak hanya instansi, organisasi atau perkantoran saja yang dapat membuat surat resmi, keperluan perorangan pun juga dapat membuatnya untuk kebutuhan tertentu. Oleh karenanya sebagaimana diungkapkan oleh para ahli, dimana salah satunya adalah Prajudi Atmosudirdjo yang mengatakan bahwa surat resmi dapat diartikan sebagai surat yang bersifat formal yang ditulis pada sehelai kertas mewakili nama pribadi maupun badan instansi tertentu sebagai media berkomunikasi.

Dalam hal ini, jika dalam sebuah surat resmi ditulis guna mewakili suatu badan atau instansi tertentu, maka di dalamnya harus mempunyai kop surat, identitas dari lembaga atau instansi tersebut termasuk alamatnya, pihak yang dituju yakni kepada siapa surat itu ditulis, isi surat, tanda tangan pejabat yang berwenang yang juga sekaligus mewakili instansi dalam mengirimkan surat resmi disertai dengan cap. Ini menandakan bahwa surat tersebut memang legal dan benar dikeluarkan dari instansi tersebut.

Perlu diingat lagi bahwa berbagai surat resmi dapat dibuat atau ditulis oleh suatu badan instansi maupun pribadi. Bedanya, surat permohonan pribadi tidak memiliki kop surat dan tidak mewakili badan/lembaga/instansi tertentu. Namun, jika kita sebagai individu, dimana kita sebagai manusia adalah mutlak seorang subjek hukum (pengemban hak dan kewajiban), dan kita membuat surat permohonan atau pernyataan tertulis, maka surat yang kita buat tersebut juga termasuk dalam ranah surat resmi.

Maka siapapun yang membuatnya atau menerimanya sudah memasuki suatu ranah yang resmi, atau legal. Maka, pembuatan surat resmi pun ada aturannya. Untuk dapat memahami cara membuatnya, mari kita simak dulu contoh–contoh surat resmi sebagai berikut.

Baca Juga :  Tips dan Trick Melakukan Interview Pekerjaan yang Pasti Diterima

Contoh dan Jenis Surat Resmi

Ketika dijabarkan dan diulas lebih mendetail, surat resmi pun memiliki berbagai contoh dilihat dari jenisnya. Berikut penjabaran dan ulasannya :

1. Surat Keputusan

   Surat keputusan merupakan salah satu contoh surat resmi yang digunakan oleh suatu instansi atau badan hukum dalam menyatakan suatu keputusan yang telah dibuat. Di dalam surat ini berarti keputusan yang di buat atau di ambil telah benar adanya.

2. Surat Permohonan

   Contoh selanjutnya dari surat resmi adalah surat permohonan dimana merupakan salah satu contoh surat resmi untuk menyatakan suatu permohonan tertentu secara tertulis dan legal yang membantu pemohonnya untuk mendapatkan atau melakukan sesuatu.

3. Surat Perintah

   Berbicara mengenai surat perintah, tentu termasuk kedalam kategori surat resmi. Biasanya ditulis oleh suatu individu yang mewakili badan atau instansi tertentu. Fungsinya adalah memberikan perintah tertulis dan resmi kepada pihak perorangan maupun instansi yang dituju guna mematuhi dan menaati perintah yang disebutkan dalam surat perintah tersebut.

4. Surat Kuasa

   Surat ini pun termasuk kedalam jenis surat resmi. Untuk surat jenis ini baik badan atau instansi maupun individu perorangan dapat membuat surat kuasa. Berbicara mengenai cara pembuatan surat resmi pun bisa menjadi suatu pembahasan tersendiri, karena pembuatan surat kuasa diatur dalam KUH Perdata.

5. Surat Undangan

   Jenis surat ini yang paling sering kita temui dalam keseharian adalah surat undangan pernikahan. Selain itu instansi, lembaga, organisasi atau badan resmi juga dapat mengeluarkan surat undangan mereka sendiri dengan lebih resmi bersama kop surat dan cap sebagai pengesahan dari surat tersebut.

6. Surat Edaran

   Surat edaran merupakan bentuk surat resmi yang biasanya hanya ditulis atau dikeluarkan oleh badan/instansi saja kepada kalangan tertentu saja secara internal sebagai pemberitahuan resmi akan suatu kegiatan atau tujuan tertentu.

Baca Juga :   Mengenal Apa Itu Slip Gaji : Contoh dan Cara Membuatnya

Legalitas Sebuah Surat Resmi

Sebagaimana telah sedikit disinggung di atas, jika kita sudah berbicara mengenai surat resmi, baik pihak yang membuat surat dan pihak yang menerimanya sudah memasuki ranah formal, resmi, atau pun legal. Tentu surat resmi memiliki legalitas yang sah dimata hukum. Oleh karenanya, berhati–hatilah dan telitilah ketika membuat surat resmi, agar ia tak cacat hukum juga tak cacat administrasi.

Tanggal surat, pengetikan, penggunaan bahasa dan ejaan serta penggunaan istilah pun perlu diperhatikan dengan baik dalam proses pembuatannya. Legalitas dalam surat resmi itu sendiri digunakan untuk memperkuat keabsahannya dimata hukum. Hal ini yang dapat menjadi suatu jaminan bukti yang jelas bahwa surat resmi yang dibuat adalah benar resmi, dan bukanlah surat palsu. Maka yang menjadi legalitas dari surat resmi adalah sebagai berikut :

• Segel

  Segel sendiri biasanya digunakan dalam surat negara atau dokumen negara lainnya. Tak heran segel pun digunakan dalam berbagai contoh surat resmi seperti akta jual beli atau akta lainnya yang diterbitkan oleh notaris, dan berbagai jenis perjanjian. Segala jenis hal yang ditulis diatas surat bersegel tentu memiliki ketetapan dan kepastian hukum, atau dapat disimpulkan sebagai surat resmi yang diakui oleh hukum yang berlaku.

• Materai

  Materai dapat menjadi suatu legalitas surat resmi yang ditulis oleh individu perorangan tanpa mewakili instansi/lembaga tertentu. Surat resmi yang ditulis tangan dan ditandatangani diatas materai pun sudah termasuk kedalam surat resmi berkekuatan hukum yang dapat dijadikan bukti dalam persidangan.

• Stempel atau cap

  Sempat disinggung di atas bahwa surat resmi yang mewakili suatu lembaga atau instansi tertentu biasanya ditandatangani dan di cap atau stempel. Surat–surat perkantoran yang dikirimkan oleh perusahaan dengan kop surat dan stempel tentu merupakan surat resmi.

• Hologram

  Legalitas lainnya yang biasa ditemukan dalam contoh surat resmi adalah hologram. Tujuannya tentu mencegah pemalsuan surat atau dokumen resmi oleh para pihak yang tidak bertanggung jawab. Juga tidak hanya digunakan pada surat, hologram juga lebih sering kita temukan pada produk sebagai bukti bahwa produk tersebut adalah asli.

Baca Juga :   Cara Membuat Teks Eksplanasi Serta Strukturnya Yang Baik Dan Benar [Beserta Contohnya]

Kesimpulan dan penutup

Dari semua penjelasan diatas bahwa dapat disimpulkan bahwa surat resmi merupakan surat yang biasa digunakan dalam berbagai urusan resmi baik itu personal, instansi, perusahaan, organisasi dan lain- lain. Surat resmi juga dapat berfungsi untuk menyampaikan informasi tertulis dari atau di antara pihak tertentu. Dengan begitu, surat resmi menjadis sarana atau katalis dalam pemberitahuan, berbagi hasil dari sebuah keputusan, permohonan atau permintaan, pedoman atau guide mau pun sebuah gagasan anjuran.

Meski zaman telah banyak menggusur pola dan cara hidup konvensional, surat- surat resmi juga turut mengikuti perkembangan yang ada. Anda bisa mendapatkan dan mengirim surat resmi dalam bentuk elektronik dalam format Word, PDF dan lainnya dan mengirimnya melalui e-mail. Majunya format atau bentuk fisik surat resmi tidak akan menghilangkan nilai yang dikandungnya dan akan tetap berlaku sah selama yang dibutuhkan. Semoga ulasan singkat diatas bisa membantu Anda yang kini tengah ingin membuat sebuah surat resmi.