Cara Membuat Surat Permohonan : Pengertian, Fungsi, Manfaat, dan Contoh Surat Permohonan

Setiap orang pasti memiliki masalah yang harus diselesaikan. Masalah tersebut bisa datang secara mendadak. Hal tersebut mengakibatkan seseorang untuk menyelesaikannya terlebih dahulu. Tetapi sebagai orang yang hidup di masyarakat tentunya membutuhkan antara satu dengan yang lain serta kehidupan manusia selalu memiliki hubungan timbal balik. Jika sifat saling membutuhkan tersebut diterapkan pada kondisi kehidupan manusia dalam keseharian, tentu bisa dilakukan dengan cara menunjukkan perilaku atau tindakan memohon. Permohonan tersebut biasanya dilakukan dengan berbicara langsung dengan sopan atau yang formal adalah menggunakan surat permohonan izin.

Permohonan formal ini biasanya dilakukan oleh seseorang yang bekerja atau berada pada sebuah instansi khusus. Apabila seorang karyawan pada sebuah kantor sedang berhalangan untuk bekerja maka haruslah membuat surat permohonan. Bentuk dari permohonan tersebut biasanya meminta untuk cuti dari pekerjaannya. Proses pengajuan izin tersebut tentu tidak boleh hanya dilakukan secara lisan saja. Karyawan tersebut harus mencantumkan surat permohonan dengan isi yang disesuaikan dengan tujuannya

Sebenarnya bukan hanya di instansi perkantoran saja namun juga di kampus maupun sekolah. Biasanya mahasiswa tingkat akhir yang ingin melakukan magang di suatu perusahaan tertentu juga diharuskan untuk membuat surat permohonan. Surat permohonan memiliki beberapa manfaat yaitu untuk mengajukan rekomendasi kerja atau beasiswa, meminta bantuan, hingga dana. Mempelajari dan membuat surat permohonan juga dapat memudahkan Anda jika suatu saat membutuhkannya.

Pengertian Surat Permohonan

 

Surat permohonan adalah surat yang dibuat perseorangan, organisasi, dan badan usaha untuk memohon suatu hal kepada pihak lain atau instansi lain. Ketika Anda dalam situasi membutuhkan bantuan orang lain, namun hal ini terjadi di lingkungan formal seperti lembaga pendidikan, perusahaan dan sejenisnya maka Anda membutuhkan surat permohonan. Dalam membuat surat permohonan tentu ada tujuan tertentu yang ingin diraih atau disampaikan secara formal dan resmi. Oleh karena itu, gaya tulisan dalam pembuatan surat permohonan harus formal serta mengikuti format umum yang biasa digunakan oleh kebanyakan individu atau instansi.

Surat permohonan memiliki ciri dan karakteristik yang khusus agar susunan tulisan dalam teksnya bisa digolongkan sebagai surat resmi. Biasanya disusun sesuai dengan format yang telah ditetapkan oleh suatu perusahaan secara formal sehingga Anda bisa menemui contoh surat yang memiliki format penulisan yang berbeda antar lembaga resmi, namun secara umum yang bisa dilihat sebagai ciri khususnya yakni isi yang bertujuan untuk meminta bantuan, serta urutan bagian teks surat.

Tujuan dan Fungsi Surat Permohonan

 

Seperti yang sudah dibahas sedikit diatas, bahwa tujuan surat permohonan adalah untuk mengajukan permintaan terhadap suatu hal kepada pihak yang memiliki keterikatan dengan lembaga formal. Selain itu, surat ini juga memiliki kegunaan untuk dijadikan bukti secara tertulis tentang perihal yang akan kita jalankan agar mendapatkan bantuan atau dukungan dari pihak penerima surat. Surat permohonan memiliki fungsi penting, misalnya ketika si pengirim atau si pemohon yang bersangkutan memiliki kepentingan untuk mencapai masa depan yang diharapkan. Serta berdasarkan tujuannya pula, ada banyak jenis surat permohonan yang bisa Anda tulis berdasarkan kebutuhan.

Baca Juga : Rekomendasi Game (Permainan Online) yang Dapat Menghasilkan Uang 

 

Jenis-Jenis Surat Permohonan

Surat permohonan memiliki beberapa jenis yang sering digunakan. Dari jenis-jenis surat permohonan tersebut Anda dapat memilih salah satu jenis yang menurut Anda sesuai dengan kebutuhan. Pemilihannya harus benar-benar disesuaikan dengan kepentingan, karena format penulisannya juga mengikuti tata aturan per tujuan. Berikut ini jenis-jenis surat permohonan adalah :

• Surat Permohonan Izin Cuti

  Sesuai dengan nama atau judul untuk menyebut surat permohonan ini, biasanya ditulis dengan tujuan untuk meminta izin cuti kepada pihak yang memiliki posisi atau jabatan lebih tinggi di suatu instansi atau perusahaan. Biasanya dituliskan oleh karyawan atas kondisi yang benar-benar mendesak dan mengharuskannya untuk meminta izin cuti, bisa dalam waktu sementara atau berkepanjangan. Selain karyawan, surat permohonan izin cuti juga bisa dituliskan oleh berbagai pihak yang memiliki keterlibatan kerja atau masa di sebuah instansi resmi, misalnya saja seorang mahasiswa yang memiliki kepentingan tertentu untuk cuti selama beberapa waktu masa perkuliahan.

• Surat Permohonan Beasiswa

  Jenis surat permohonan selanjutnya ditulis berdasarkan tujuan untuk meminta bantuan beasiswa program pendidikan. Sesuai namanya, tentu saja surat ini ditulis oleh para pelajar atau akademisi yang ingin melanjutkan pendidikan tanpa biaya sehingga mengajukan bantuan dana pendidikan, bisa kepada pemerintah atau perusahaan. Namun, biasanya surat permohonan beasiswa ini memiliki format yang diberikan secara langsung oleh perusahaan atau instansi pemberi beasiswa kepada para pemohon, dan para kandidat yang membutuhkan beasiswa tersebut hanya mengisi sesuai dengan susunan format yang diberikan.

• Surat Permohonan Izin Acara

  Surat ini memiliki tujuan untuk digunakan sebagai barang bukti resmi terkait perizinan berlangsungnya kegiatan atau acara. Sifatnya sangat penting agar acara yang telah direncanakan bisa berjalan dengan lancar serta tidak terkendala hal lain. Surat ini dibuat oleh penyelenggara acara, yang biasanya menyangkut berbagai kepentingan misalnya seminar, pentas seni, dan sebagainya. Selain itu, surat permohonan izin acara juga sangat berguna bagi Anda yang nantinya ingin menyebarkan undangan acara kepada massa yang ditunjuk sebagai audiens di acara yang hendak dilaksanakan.

• Surat Permohonan Sponsor

  Surat permohonan ini dibuat dengan tujuan untuk meminta bantuan donasi yang berasal dari sponsor. Dibuat atas permintaan seseorang yang akan melangsungkan sebuah acara, baik resmi maupun tidak resmi. Semakin besar dan banyak pihak yang memberikan sponsor, maka acara bisa menjadi semakin meriah dan lancar, sangat strategis untuk digunakan sebagai penarik minat audiens yang akan diundang dalam sebuah acara.
  Di dalam surat permohonan sponsor harus tertulis dengan jelas, yakni pihak yang dimohon untuk memberikan donasi atau sponsor, kemudian tujuan dicarinya sponsor di dalam sebuah acara. Serta pernyataan yang optimis tentang kelancaran sebuah acara jika didorong oleh berbagai pihak yang memberikan sponsor. Pastikan acara tersebut memiliki skala cakupan yang luas agar bisa menguntungkan pihak pemberi sponsor. Jangan menggunakan sponsor jika acara berskala kecil.

• Surat Permohonan Kerjasama

  Terakhir adalah surat permohonan kerjasama, biasanya ditulis oleh kedua belah pihak yang sedang melakukan perjanjian bisnis untuk memperkuat hubungan perusahaan agar memberikan keuntungan yang seimbang. Surat ini juga diajukan ketika si pemohon sedang mengalami kendala atau kekurangan yang tidak bisa dihadapi dan diatasi secara pribadi sehingga memerlukan bantuan pihak lain untuk mendorong dan menyelesaikan permasalahan yang ada. Tetapi Anda perlu memperhatikan dengan baik, bahwa surat permohonan kerjasama ini ditulis dengan menyebutkan hasil yang perlu dicapai oleh si pemohon agar keuntungan juga bisa didapatkan oleh si pemberi bantuan. Jadi, pastikan bahwa Anda bisa menuliskannya tujuan dengan baik.

Baca Juga : Rekomendasi Nonton Film Thailand Lucu dan Terbaik Sepanjang Masa 

Syarat-Syarat Penulisan Surat Permohonan

Surat permohonan ini tergolong surat resmi yang penulisannya harus menggunakan format dan syarat-syarat ketentuannya. Hal tersebut dikarenakan bertujuan untuk memberikan keterangan yang jelas kepada si penerima. Ada banyak hal yang perlu Anda perhatikan saat menulis surat permohonan sesuai dengan kepentingan Anda

 

• Identitas

  Mencantumkan identitas merupakan hal yang wajib dilakukan ketika hendak menulis surat permohonan. Identitas pemohon dan penerima harus ditulis secara lengkap dan jelas sesuai dengan tanda pengenal misalnya KTP, paspor dan sejenisnya. Penulisan identitas ini agar surat yang dikirim tepat sasaran dan penerima mengerti maksud serta tujuan dari si pengirim surat permohonan ini. Anda perlu memastikan bahwa pada penulisan identitas sudah lengkap. Kelengkapan penulisan identitas ini mencakup nama penulis, alamat, tempat tanggal lahir dan hal lain yang bersifat penting. Hal ini juga berlaku pada identitas si penerima surat permohonan baik sebagai lembaga atau organisasi resmi.

• Tata Letak

  Surat permohonan masuk ke dalam surat resmi maka pengaturan tata letak tulisan harus benar-benar diperhatikan. Pengaturan tata letak ini meliputi bagian-bagian yang harus dituliskan secara berurutan dan sesuai, seperti kepala surat, salam pembuka, identitas dan sebagainya. Anda dapat menyesuaikan tata letak yang sesuai dengan kategori dan contoh surat permohonan yang ingin Anda buat. Misalnya pada penulisan perihal surat, harusnya diletakkan pada posisi atas tepat di bawah kop surat, dan berada di bagian kiri teks surat, begitupun dengan bagian lainnya yang juga harus dituliskan sesuai urutan yang telah ditetapkan secara resmi. Anda bisa melihat peletakan tersebut ketika memahami contoh surat permohonan yang akan dibahas selanjutnya.

• Tulisan yang Rapi

  Format penulisan yang berurutan penting dan Anda juga harus menggunakan font atau model tulisan yang bagus dan rapi. Pastikan bahwa tulisan antar kalimat dan paragraf bisa terbaca dengan jelas, tidak buram atau terlalu rumit. Kerapian tulisan juga bisa dipengaruhi oleh susunan kalimat yang harus disesuaikan dengan tata EYD, serta dengan bahasa yang baku cocok untuk digunakan di surat-surat resmi pada umumnya. Kini dengan menggunakan media atau perangkat digital seperti PC atau laptop tentunya lebih mempermudah Anda untuk merapikan tulisan dalam surat permohonan yang baik. Namun, jika surat ditulis secara manual menggunakan tangan, maka Anda harus memiliki tulisan tangan yang bagus agar isinya bisa terbaca dengan jelas.

• Tujuan surat

  Tujuan setiap surat permohonan tentu berbeda-beda, hal tersebut karena setiap surat permohonan yang dibuat pasti berdasarkan kategori masing-masing. Dalam surat permohonan, tujuan menjadi unsur utama sebab yang membedakan surat permohonan dengan surat lainnya yaitu terletak pada tujuannya. Secara singkat tujuan surat ditulis pada perihal surat, kemudian akan dijelaskan lebih rinci pada isi surat.

• Dateline surat

  Hal penting lainnya adalah menentukan dateline surat. Dateline surat yang dimaksud yaitu waktu penulisan surat serta penentu batas waktu untuk memberikan respon atau balasan pada surat. Gunakan format hari, tanggal, tahun dan tempat agar penulisan waktu lebih jelas. Dateline surat dibuat agar penerima surat tahu kapan Anda membuat surat permohonan ini dan kapan batas waktu membalasnya. Ini akan mempercepat pemberian respon dari si penerima surat dan bisa meminimalisir surat permohonan diabaikan.

Baca Juga : Multi Level Marketing (MLM) : Sejarah, Pengertian, Konsep, Keunggulan, dan Tips & Triknya  

Format Surat Permohonan

Dikarenakan surat permohonan ini termasuk surat resmi maka harus terdapat format surat permohonan. Terdapat beberapa format yang harus ada pada setiap pembuatan surat permohonan. Format ini harus ditulis secara urut dan lengkap. Dibawah ini terdapat format surat permohonan :

 

• Kop / Kepala Surat

  Dapat juga untuk penempatan judul surat. Pertama dan terpenting dalam surat permohonan adalah kepala surat atau kop surat, letaknya berada di paling atas surat dengan format rata tengah. Tetapi jika pengirim bukan berasal dari lembaga resmi kepala surat dapat diganti menjadi judul surat. Dalam kop surat terdapat nama instansi atau lembaga resmi yang berkaitan dengan si pengirim surat dan disertakan logo sekaligus alamat lengkap.

• Waktu Surat

  Pengertiannya adalah tentang waktu penulisan sekaligus penentuan batas waktu respon surat. Bagian tersebut biasanya dicantumkan di posisi awal setelah kop surat, tepatnya di bagian kanan. Namun, bisa juga dituliskan pada bagian akhir surat setelah salam penutup dan sebelum penulisan tanda tangan beserta nama terang.

• Nomor Surat

  Surat resmi juga memiliki bagian nomor surat, yang berfungsi memberikan urutan ditulisnya sebuah surat permohonan. Biasanya terletak pada bagian awal setelah kop surat, tepat di bagian kiri bawah, serta sebelum atau tepat di atas lampiran.

• Perihal dan Lampiran

  Anda bisa menuliskan lampiran jika terdapat berkas-berkas penting selain surat yang bisa mendukung pernyataan isi di dalamnya. Lampiran juga bisa tidak dituliskan jika tidak ada berkas lain yang perlu dinyatakan sebagai pendukung surat.

• Salam Pembuka dan Penutup

  Setiap jenis surat, baik itu surat dinas atau resmi, serta surat pribadi tentunya harus memiliki salam pembuka dan penutup. Seperti yang Anda ketahui secara umum, bahwa letak salam pembuka berada di awal pembukaan sebelum isi surat, dan setelah perihal. Sementara bagian salam penutup berada di akhir surat, tepatnya setelah isi surat serta sebelum penulisan nama terang dan tanda tangan si pengirim surat.

• Identitas pengirim dan penerima

  Hal penting lainnya dari surat permohonan adalah identitas si pemohon dan si penerima surat. Identitas dapat memberikan kejelasan mengenai tujuan ditulisnya surat pada kedua pihak yang bersangkutan. Identitas pengirim dan penerima dapat diletakkan di awal atau di akhir surat, tergantung dengan kepentingan pengirim surat.

• Isi surat

  Isi surat tentu dituliskan pada bagian tengah surat. Pada bagian ini Anda sebagai pengirim surat dapat menuliskan segala hal yang dibutuhkan dengan rinci yang terkait dengan tujuan dari permohonan surat yang Anda buat. Biasanya isi surat terdiri dari satu atau dua paragraf yang ditulis dengan singkat, padat dan jelas.

• Tanda Tangan dan Nama Terang

  Bagian terakhir yang paling penting adalah tanda tangan sekaligus nama terang. Identitas dari pemilik nama sekaligus tanda tangan tersebut adalah si pengirim surat atau si pemohon. Tulis tanda tangan menggunakan pena dengan tinta berwarna hitam, dan Anda tidak perlu mencantumkan materai meskipun surat ini termasuk ke dalam kategori resmi.

Contoh Surat Permohonan

 

Disebutkan tadi bahwa surat permohonan terdapat beberapa jenis. Pada dasarnya, jenis surat ini memiliki format dasar yang terdiri atas nomor surat, lampiran, perihal, isi, nama dan tanda tangan pengirim di atas materai 6 ribu. Sebelum membuat surat permohonan terlebih dahulu Anda memperhatikan contoh yang ada sebagai referensi.

 

– Contoh Surat Permohonan Beasiswa

SURAT PERMOHONAN BEASISWA

Hal : Permohonan bantuan Beasiswa
Lamp. :
Kepada Yth. Ibu Rektor Universitas Muslim Indonesia
di –
Makassar

Assalamu’alaikum Wr, Wb.

Dengan hormat, bersama ini saya mahasiswa Universitas Muslim Indonesia :
Nama : A. Ghifary Akhmad

NIM : 034290006
Fakultas : Teknik Jurusan Arsitektur
Semester : 3

Bermaksud mengajukan permohonan bantuan Beasiswa tidak mampu UMI 2014 dengan persyaratan sebagai berikut.

• Fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa yang dilegalisir
• Surat keterangan tidak mampu dari desa/lurah setempat.
• Tidak sedang menerima beasiswa dari pihak manapun, yang diketahui oleh Pembantu Dekan III
• Surat keterangan kelakukan baik yang masih berlaku dari Pembantu Dekan III.
  Fotokopi slip gaji orang tua.

Demikian permohonan ini, atas perhatian dan berkenan Ibu Rektor saya ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Makassar, 23 Juni 2014

Hormat saya
Pemohon,

 

(A. Ghifary Akhmad)
NIM. 034290006

 

– Contoh Surat Permohonan Izin Karyawan

Surat Permohonan Izin cuti

Jakarta, 25 Agustus 2014
Hal : Izin tidak masuk kerja

Kepada Yth.,
Bapak / Ibu Personalia
Di Tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Abu Djalil
Alamat : Jl. Sumbawa No. 33
Jabatan : Gudang

Dengan surat ini saya bermaksud untuk memohon izin cuti selama 2 ( dua ) hari dikarenakan sedang sakit. Sebagai bukti bahwa saya dalam keadaan sakit, berikut saya lampirkan surat keterangan sakit dari dokter.

Demikian surat izin ini saya buat dengan sebenarnya, Atas perhatian dan pengertiannya saya sampaikan banyak terimakasih.

Hormat saya,

Tanda tangan

( Abu Djalil )

 

Kesimpulan dan Penutup

Beberapa penjelasan serta contoh singkat diatas tentunya sudah dapat membantu Anda untuk memahami tentang surat permohonan tersebut. Ternyata surat permohonan tidak hanya diberlakukan di kantor saja namun di sekolah maupun kampus. Di sekolah atau kampus biasanya surat permohonan ini bertujuan untuk memohon izin penyelenggaraan acara sekolah, permohonan magang mahasiswa akhir, dan lain sebagainya.

Betapa pentingnya surat permohonan sebagai bentuk formalitas. Pembuatannya pun tidak boleh sembarangan. Sudah terdapat syarat-syarat dan format yang harus ada dalam pembuatan sebuah surat permohonan. Buatlah surat permohonan dengan bahasa yang sopan serta singkat agar pembaca langsung tahu apa isi surat permohonan tersebut. Semoga penjelasan diatas dapat bermanfaat untuk Anda yang sedang mencari referensi surat permohonan.