Dahulu, surat menjadi salah satu media komunikasi jarak jauh yang banyak digunakan oleh masyarakat sebelum munculnya teknologi komunikasi modern. Meski zaman semakin canggih dan modern, namun keberadaan surat ternyata masih sangat penting terutama yang berhubungan dengan kegiatan yang bersifat resmi. Salah satu surat resmi yang sampai saat ini banyak digunakan yaitu surat tugas. Dimana surat tugas adalah surat penugasan untuk seseorang ataupun beberapa karyawan agar melakukan kunjungan, suatu kegiatan atau ikut serta dalam acara tertentu.
Surat tugas memang sudah sangat akrab dalam dunia pekerjaan yang berkaitan dengan instansi pemerintah atau swasta dan perusahaan. Selain itu, surat tersebut biasanya dikeluarkan oleh pihak pimpinan perusahaan maupun pejabat yang berwenang di sebuah lembaga atau instansi tertentu.Perlu Anda ketahui bahwa surat tugas juga bisa digunakan untuk penegasan serta penjelasan atas yang mewakili bila pihak pertama berhalangan hadir karena suatu hal sehingga pihak pertama tersebut memberikan mandat kepada pihak kedua yang telah ditunjuk untuk mewakilinya.
Secara lebih jelasnya, surat tugas adalah surat resmi yang wajib dipergunakan dalam administrasi untuk melimpahkan amanah atau mandat. Dimana surat tugas tersebut biasanya dikeluarkan oleh pihak yang mempunyai jabatan lebih tinggi dan ditujukan kepada pihak bawahan agar melaksanakan sebuah tugas tertentu. Namun selain dikeluarkan oleh lembaga pemerintah atau instansi, ternyata surat tugas juga bisa dibuat oleh individu maupun organisasi.
Fungsi Surat Tugas
Secara umum surat tugas adalah surat resmi yang berfungsi sebagai media yang tepat untuk memberitahukan mengenai suatu tugas tertentu. Untuk lebih jelasnya berikut beberaa fungsi surat tugas yang perlu Anda ketahui.
- Keterangan Bagi Pegawai/Karyawan untuk Melaksanakan Perjalanan Dinas
Surat tugas berfungsi sebagai keterangan untuk pegawai atau karyawan ketika memperoleh mandat melaksanakan perjalanan dinar atau keperluan mewakili perusahaan. - Bukti Keabsahan Tugas bagi Pegawai
Fungsi surat tugas berikutnya yaitu bukti keabsahan yang diberikan untuk pegawai atau karyawan bahwa mereka memang benar diperintahkan oleh perusahaan atau instansi untuk mengikuti suatu kegiatan. - Dokumentasi Pengesahan Formal untuk Pengemban Tugas
Surat tugas juga berfungsi sebagai dokumentasi pengesahan yang bersifat formal untuk seseorang yang ditunjuk sebagai pengemban tugas terhadap tugas yang wajib dilaksanakan. - Memudahkan Tugas Pejabat Pelaksana
Dengan adanya surat tugas maka dapat membantu memudahkan tugas pegawai atau karyawan pelaksana tugas yang berkaitan dengan lembaga atau instansi yang berhubungan dengan tugas tersebut.
Baca Juga : Cara Daftar Umrah dan Biaya Lengkap Melaksanakan Umrah di IndonesiaÂ
Manfaat Surat Tugas
Dalam dunia pekerjaan, surat tugas adalah jenis surat resmi yang memiliki peranan penting. Sebab surat ini memiliki manfaat yang hampir sama dengan fungsinya. Sebetulnya manfaat surat tugas tidak berbeda jauh dari surat kuasa. Biasanya pembuatan surat tugas juga dilampiri surat uasa sebagai bentuk ketegasan untuk mengambil keputusan.
Berkaitan dengan hal tersebut maka dapat disimpulkan bahwa manfaat surat tugas adalah untuk memberikan tugas serta keterangan bagi seseorang dalam melaksanakan pekerjaan yang telah diberikan oleh pimpinan instansi atau lembaga tertentu. Selain itu, manfaat surat tugas juga sebagai bukti legal dari pihak lembaga atau instansi untuk mewakilkan suatu pekerjaan atau kegiatan berdasarkan keterangan yang telah dibuat dalam isi surat tugas.
Prosedur Surat Tugas
Dalam membuat surat tugas, meski surat tersebut terdiri dari satu atau dua lembar saja, Anda tidak boleh sembarangan saat membuatnya. Terlebih surat tugas adalah jenis surat resmi. Dengan demikian dalam pembuatan surat tugas, sebaiknya Anda memperhatikan prosedur lengkapnya seperti berikut:
-
Identifikasi Jenis Surat
Identifikasi jenis huruf merupakan langkah pertama dari penulisan surat tugas. Dalam hal ini Anda harus mengidentifikasi jenis surat tersebut sebelum menulisnya. Sebab antara surat resmi dan surat pribadi memiliki perbedaan dari segi bahasa, unsur-unsur hingga tata cara penulisannya. Apalagi surat tugas adalah jenis surat resmi yang penulisannya harus mengikuti aturan.
-
Membuat Pembuka dan Penutup Surat dengan Benar
Surat tugas adalah surat formal yang memiliki struktur serta salam pembuka khusus dan bersifat formal. Biasanya salam pembuka yang digunakan dalam surat formal memakai kata “Dengan hormat,â€. Sedangkan bagian penutup surat formal diakhiri dengan kata “Hormat†namun tidak bersifat pribadi.
-
Menentapkan Tujuan Utama Surat
Ketika Anda mulai menulis surat tugas, pastikan Anda langsung menuju pada intinya tanpa menggunakan bahasa yang bertele-tele. Dimana pada surat resmi memang sebaiknya segera memperjelas tujuan penulisan surat tersebut.
-
Cermat dalam Pemakaian Bahasa
Dalam pembuatan surat baik surat resmi atau surat pribadi sebaiknya menggunakan bahasa yang sopan. Terlebih untuk surat tugas, pastikan bahasa yang digunakan merupakan bahasa Indonesia baku, sopan serta mengikuti kaidah penulisan surat yang baik dan benar.
-
Panjang Surat
Surat tugas adalah surat resmi yang penulisannya harus singkat, padat dan jelas. Surat tugas yang ditulis terlalu panjang justru tidak mempunyai efek yang diinginkan bagi pembaca. Cukup sederhana namaun isinya sesuai dengan faktanya.
Selain prosedur tersebut, dalam pembuatan surat tugas terdapat bagian-bagian atau unsur-unsur yng harus dipenuhi secara urut. Berikut unsur-unsur dalam surat tugas yang perlu dipatuhi:
-
Kepala Surat Tugas
Bagian kepala surat tugas terdiri dari :
- Kepala naskah dinas yang berisi logo serta nama instansi yang diletakkan simetris dan ditulis memakai huruf kapital.
- Sedangkan tulisan surat tugas ditulis di bagian bawah kepala surat memakai huruf kapital.
- Kemudian tulisan surat tugas juga diikuti nomor surat di bagian bawahnya.
-
Batang Tubuh Surat Tugas
Batang tubuh surat tugas terdiri dari :
- Alasan atau tujuan penugasan dan diikuti dengan kata menugasi kepada pegawai atau pejabat yang diberikan mandat tugas. Dimana penulisan pegawai atau pejabat yang mendapat tugas terdiri dari nama lengkap, NIP, Pangkat/golongan dan jabatan. Di bagian bawahnya memuat tugas yang akan dilaksanakan dan jangka waktunya.
- Bagian berikutnya yaitu penutup surat tugas yang memuat perinta pelaksanaan tugas, penyampaian laporan serta permintaan bantuan kepada pihak terkait jika diperlukan.
-
Kaki Surat Tugas
Bagian kaki surat tugas terdiri dari:
- Tempat dan tanggal penetapan surat.
- Nama jabatan dari pejabat yang menandatangani surat tugas ditulis memakai huruf awal kapital serta diakhiri tanda koma.
- Tanda tangan dari pejabat yang memberikan tugas.
- Nama lengkap dari pejabat yang menandatangi surat tugas dan ditulis memakai huruf kapital.
- NIP Pejabat yang memberikan tugas, kecuali Menteri Keuangan.
- Cap Dinas
- Tembusan jika diperlukan.
Baca Juga : Pasar Modern: Pengertian, Ciri-Ciri, Kelebihan dan KekurangannyaÂ
Contoh Surat Tugas
Berdasarkan penjelasan dan contoh di atas kini Anda sudah semakin memahami apa yang dimaksud dengan surat tugas berserta fungsinya. Dimana surat tugas adalah surat resmi yang dikeluarkan seorang pimpinan atau pihak berwenang dan berisi penugasan kepada seorang pegawai atau staff. Pembuatan surat tugas ini dilakukan untuk satu jenis pekerjaan saja. Ketika tugas pekerjaan telah selesai, maka surat tugas tersebut menjadi tidak berlaku.
Baca Juga : Manajemen Produksi : Pengertian, Fungsi, Ruang Lingkup, Dan AspeknyaÂ
Kesimpulan dan Penutup
Dengan adanya surat tugas, maka seorang karyawan atau staff dapat menjalankan tugas secara legal. Hal ini tentu dapat meminimalisir terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan saat pelaksanaan kegiatan nantinya. Selain itu, surat tugas juga memudahkan pihak pimpinan atau pejabat berwenang untuk mendelegasikan tugas kepada orang yang tepat dan dapat dipertanggungjawabkan. Melihat pentingnya peran surat tugas dalam lingkup kerja, menjadikan pembuatan surat ini harus benar-benar diperhatikan. Apalagi surat tugas adalah jenis resmi yang mana pembuatannya harus mengikuti kaidah serta prosedur yang berlaku. Dengan demikian surat tersebut nantinya dapat dipertanggungjawabkan keabsahannya.
