Istilah Purchase Order pastinya sudah tidak asing lagi bagi Anda yang bekerja pada sebuah perusahaan yang setiap harinya memproduksi sebuah barang ataupun jasa. Dalam hal ini, peran Purchase Order akan digunakan sebagai media untuk memesan berbagai jenis barang yang disesuaikan dengan spesifikasi dan kebutuhan. Mengingat peran pentingnya Purchase Order inilah kemudian muncul istilah lain seperti Purchase Requisition. Namun demikian, masih sedikit yang memahami perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition secara menyeluruh.
Sebelum lebih jauh berbicara mengenai perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition, sebagai perkenalan singkat, Purchase Requisition kerap kali digambarkan sebagai perizinan atas pembelian barang oleh sebuah divisi perusahaan yang disampaikan kepada divisi lain yang menanganinya. Dari sinilah akan didapatkan persetujuan untuk melakukan transaksi pembelian atas sebuah barang yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan saat itu.
Sekilas mengenai gambaran tersebut, pastinya perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition bisa mulai dipahami. Akan tetapi, masih ada berbagai perbedaan lain yang memang patut untuk digali lebih dalam guna mendapatkan informasi yang menyeluruh terkait perbedaan tersebut. Khususnya bagi orang awam yang sama sekali belum mengenal dengan baik istilah Purchase Order dan Purchase Requisition. Tidak mengherankan jika pengetahuan semacam ini perlu dimiliki seseorang agar bisa memanfaatkan keduanya dengan baik.
Mengenal perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition
Berbicara mengenai perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition memang tidak ada habisnya sebab kedua hal tersebut memiliki perbedaan yang cukup signifikan sekalipun keduanya memiliki awalan kata yang sama, yaitu purchase yang dalam bahasa Inggris adalah pembelian. Dengan kata lain, kedua istilah tersebut memiliki keterkaitan sangat kuat dengan aktivitas pembelian bahan baku yang dibutuhkan perusahaan. Oleh sebab itu, kedua dokumen penting tersebut tidak pernah luput dari aktivitas sebuah perusahaan dalam melakukan pemesanan sebuah barang kepada supplier.
Terkait dengan perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition, disebutkan bahwasannya untuk Purchase Requisition lebih mengedepankan sebagai dokumen perizinan. Sebagai contoh, ketika divisi produksi membutuhkan bahan baku tertentu, maka pihak yang megurusi divisi tersebut nantinya akan mengajukan perizinan atas pembelian produk tersebut kepada divisi keuangan perusahaan yang bersangkutan. Hal semacam ini dikenal dengan sebutan Purchase Requisition.
Sedangkan untuk proses pembeliannya, pihak divisi keuangan nantinya akan menelaah semua dokumen pemesanan barang sebelum diberikan kepada supplier yang menjadi pemason barang perusahaan. Dalam hal ini, pihak divisi pengadaan barang akan membuat Purchase Order yang berisi berbagai informasi jenis barang secara detail termasuk dengan estimasi biaya yang memang harus dikeluarkan untuk proses pembelian bahan baku tersebut ketika semua telah mendapatkan persetujuan. Dari sinilah sudah diketahui perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition.
Dengan kata lain, bisa disimpulkan mengenai perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition bahwa perstujuan atas Purchase Requisition menjadi Purchase Order nantinya akan diotorisasikan oleh pihak divisi keuangan. Selanjutnya, pihak manajemen akan menghubungi supplier untuk memastikan ketersediaan barang tersebut sehingga perusahaan bisa terhindar dari kerugian atas pemesanan barang. Setelah melakukan konfirmasi, nantinya perusahaan akan membuat Purchase Order dan ditandatangai sehingga barang yang dipesan sangat kecil kemungkinannya untuk bisa dirubah.
Baca Juga  :   Apa Itu Purchase Order (PO): Pengertian, Fungsi, Tujuan Dan Cara Melakukannya
Contoh Purchase Order dan Purchase Requisition
Sebagai gambaran yang lebih detail mengenai perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition, akan sangat tepat jika diberikan sebuah contoh dua dokumen pemesanan barang tersebut. Dalam hal ini, sebuah Purchase Requisition memiliki berbagai point yang memang harus dicantumkan. Berikut ini beberapa point tersebut guna membuat Purchase Requisition benar. Selain itu, keberadaan point tersebut akan membantu dalam memperlancar proses perizinan atas pembelian barang.
- Jenis departermen yang menjadi pemohon atas pembelian barang,
- Jumlah barang yang akan dipesan oleh perusahaan tersebut
- Material barang yang dibutuhkan oleh perusahaan guna memproduksi barang
- Nama vendor penyedia barang
- Estimasi dari harga setiap barang
Hal berbeda mengenai perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition juga tedapat pada informasi yang termuat dalam Purchase Order. Dalam hal ini, Purchase Order lebih mengarah pada beberapa informasi yang jauh lebih detail dari Purchase Requisition sehingga barang yang dipesan akan benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut. Bayangkan saja jika terdapat kekeliruan dalam pemesanan, bisa jadi akan berakibat fatal bagi perusahaan tersebut.
Baca Juga  :   Customer Journey : Pengertian, Fungsi, Contoh, dan Cara Membuatnya
Lebih lanjut, berikut ini beberapa informasi yang terdapat di dalam purchase oder untuk dicantumkan dalam pembuatannya.
- Identitas perusahaan beserta nomer kontak person dari pihak purchasing yang masih aktif
- Detail barang yang akan dipesan dengan mencantumkan jumlah, estimasi harga hingga merek,
- Waktu dan metode pengiriman barang yang dipesan oleh perusahaan
- Metode pembayaran yang dilakukan guna mempermudah transaksi pembelian
- Mencantumkan nomer Purchase Order atau nomer referensi order
Tanpa mengesampingkan perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition, ketika Purchase Order telah berhasil dibuat dan mendapatkan persetujuan dari berbagai pihak, maka pihak supplier akan melakukan follow up dengan menghubungi perusahaan guna memastikan jika barang yang ingin dibeli sudah sesuai dengan kebutuhan. Tindakan ini nantinya juga dilakukan guna menghindari kesalahan atas pengiriman barang yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Jika sudah demikian, terlepas dari perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition, pihak supplier akan membuat invoice yang diberikan kepada perusahaan atas berbagai barang yang dipesan. Invoice tersebut nantinya akan disampaikan pada saat pengiriman barang. Dengan adanya invoice, maka perusahaan bisa melakukan pengecekan atas barang yang dibeli dari supplier tersebut sekaligus akan membantu dalam menyelesaikan urusan internal perusahaan kaitannya pemesanan barang.
Baca Juga  :  Mengenal Apa itu Invoice : Fungsi, Manfaat, dan Cara Membuatnya
Mengintegrasikan Purchase Order ke dalam Bisnis Anda
Mulailah dengan mengevaluasi bagaimana bisnis Anda saat ini menangani pembelian, kemudian pertimbangkan bagaimana Anda ingin mengontrol apa yang dapat dibeli oleh tim Anda dan bagaimana mereka memproses keseluruhan proses pembelian. Setelah itu Anda akan dapat membuat sistem purchase order yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Berikut cara yang bisa Anda coba :
-
Purchase Requisitions dan Purchase Orders
Jika organisasi Anda saat ini tidak menggunakan Purchase Oreder kemungkinan Anda tidak mengelola proses yang diikuti karyawan Anda saat mereka ingin membeli sesuatu. Dengan beralih ke sistem pembelian elektronik, Anda akan dapat membuat proses pembelian formal yang mengontrol siapa yang dapat membeli apa dan berapa banyak uang yang dapat mereka belanjakan tanpa persetujuan lebih lanjut.
-
Anggaran
Setelah staf Anda mulai menggunakan daftar Purchase Requisition standar, Anda akan dapat membuat anggaran berdasarkan pengeluaran bulanan rata-rata dan melacak apa yang dibeli oleh tim Anda. Dengan data ini, Anda dapat mulai melihat bagaimana persediaan digunakan dan mulai menemukan peluang menabung. Orang yang Anda tunjuk sebagai pemberi persetujuan akan bertanggung jawab untuk menjaga anggaran, dan jika orang-orang melebihi anggaran, pemberi persetujuan mungkin tidak dapat menyetujui permintaan pembelian apa pun yang tidak mutlak diperlukan untuk kebutuhan mendesak.
-
Jumlah diskon
Setelah anggota staf mulai mengirimkan daftar permintaan, pemberi persetujuan dapat dengan mudah melihat pola pembelian. Ini memungkinkan mereka untuk mengirimkan pesanan massal dan meminta diskon volume, jika tersedia. Saat permintaan dibuat secara digital, waktu pemrosesan berkurang secara signifikan, karena item yang paling sering diminta dapat ditambahkan ke katalog dari pemasok terbaik dengan harga terbaik.
Baca Juga  :  Tips Sukses Menjalankan Affiliate Marketing untuk Pemula yang Menguntungkan
Kesimpulan dan Penutup
Secara garis besar, perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition ini bisa dilihat dari waktu pembuatannya. Untuk purchase requisite akan dibuat oleh pihak terkait sebelum dokumen pemesanan tersebut sampai di tangan supplier. Berbagai telaah akan dilakukan oleh beberapa divisi perusahaan guna mendapatkan barang yang sesuai dengan kebutuhan. Ketika purchase requisite telah disetujui, maka pihak pengadaan barang akan membuat Purchase Order untuk ditandatangani.
Dari sinilah bisa diketahui bahwasannya untuk pemesanan barang yang dilakukan oleh sebuah perusahaan membutuhkan waktu yang cukup lama karena harus melalui berbagai persetujuan dan telaah oleh berbagai pihak terkait. Tindakan ini dilakukan demi meminimalisir adanya kesalahan dalam pembelian barang yang dibutuhkan guna memperlancar proses produksi. Tidak mengherankan jika dalam pembuatannya juga harus direncanakan sejak lama guna menghindari kekosongan barang di perusahaan.
Dengan demikian, perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition sudah jelas dan bisa dipahami dengan baik. Melalui pembuatan dua dokumen pembelian tersebut, maka kecurangan atas pembelian barang ke supplier juga bisa diminimalisir semaksimal mungkin. Selain itu, dengan cara ini pula maka aset perusahaan juga senantiasa akan terlindungi. Oleh sebab itu, pastikan Anda memahami hal tersebut guna mempermudah adanya proses pengadaan barang di perusahaan.
