Menjalankan perusahaan yang sukses memang membutuhkan pengalaman, keterampilan, dan ketajaman bisnis. Tetapi yang terpenting juga adalah adanya tim manajemen proses bisnis yang bijaksana dan merencanakan dengan baik penggunaan keuntungan dari sumber daya perusahaan. Sifat kompetitif pasar modern memaksa Anda untuk menangkap setiap peluang yang ada, termasuk cara menggunakan dan memanfaatkan kemajuan teknologi untuk memaksimalkan efisiensi dan tetap berada di depan para pesaing.
Bagi banyak perusahaan, sistem Enterprise Resource Planning (ERP) adalah elemen penting dari kesuksesan menjalankan bisnis. ERP sendiri mengacu pada perangkat lunak dan sistem yang digunakan untuk merencanakan dan mengelola semua rantai pasokan inti, manufaktur, layanan, keuangan, dan proses lain dari suatu perusahaan/organisasi. Tujuan utama penggunaan ERP demi membantu merampingkan operasi, mengotomatisasi fungsi seperti akuntansi, pengadaan, manajemen proyek, manajemen hubungan pelanggan, manajemen risiko, kepatuhan dan operasi rantai pasokan.
Sementara bisnis dapat memanfaatkan aplikasi ERP individu untuk membantu memulai bisnis kecil, sedangkan rangkaian aplikasi ERP lengkap menyatukan proses di seluruh bisnis, menghubungkan setiap aspek perusahaan dan memungkinkan komunikasi dan pengumpulan data yang lebih baik. Sistem ERP saat ini memperluas proses dengan menyediakan kolaborasi dan solusi digital untuk terhubung secara efektif dengan mitra di luar perusahaan, bisnis atau brand termasuk, pelanggan, pemasok, operator, lembaga keuangan dan lainnya. Mari simak penjelasan singkat mengenai ERP di bawah ini jika Anda mempertimbangkannya untuk membantu operasional perusahaan Anda.
Mengenal Apa Itu Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)
Pengertian yang paling dasar, perangkat lunak ERP adalah alat yang memusatkan informasi database perusahaan, mengotomatisasi tugas-tugas rutin dan menyederhanakan proses bisnis. Tujuan akhir dalam menggunakan alat ini adalah untuk mengoptimalkan operasi dan membebaskan waktu karyawan untuk mengerjakan tugas yang lebih naluriah. Dari sini ERP dapat mengarah dalam meningkatkan margin pendapatan dan efisiensi sambil meningkatkan komunikasi di seluruh perusahaan.
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) juga merupakan solusi perangkat lunak untuk mendukung dan mengintegrasikan area fungsional dari proses bisnis yang bisa diandalkan. Bahkan bantuan menggunakan ERP dapat mencakup perencanaan produksi, manufaktur, logistik dan pergudangan, pengadaan barang dan jasa, manajemen, keuangan, akuntansi serta sumber daya manusia. Ini mengingat ERP dibangun untuk memenuhi setiap organisasi berdasarkan ukuran dan kekuatannya terlepas dari jenis industrinya, maka sistem ERP berfokus pada integrasi proses bisnis yang memungkinkan untuk :
- Integrasi sistem dan layanan
- Otomatisasi proses bisnis
- Berbagi data yang aman antar departemen
- Akuntansi
- Manajemen Hubungan Pelanggan
- Manufaktur
- Manajemen persediaan
- Sumber daya manusia
- Analisis / Pelaporan
Baca Juga :   Teknologi CRM (Customer Relationship Management) dan Manfaat Penerapannya Bagi Bisnis
Kelebihan dan Kekurangan Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)
Sebagai sebuah sistem yang diciptakan khusus untuk membantu dan mempersingkat waktu dalam operasional perusahaan maupun bisnis, tentu saja ERP telah teruji dari waktu ke waktu. Bahkan banyak bisnis dan perusahaan yang telah menggunakan sistem ini sejak dari mereka mengerti betapa pentingnya keteraturan dalam struktur bisnis mereka. Namun begitu, ERP juga memiliki dua sisi, yakni kelebihan dan kekurangannya tersendiri.
Baca Juga :   Manfaat Penerapan Strategi SEM (Search Engine Marketing) Untuk Bisnis
Kelebihan Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)
Bisa dikatakan kalau ERP adalah aset bagi banyak organisasi karena sistem ini membuat bisnis Anda berjalan lebih lancar dengan menghasilkan laporan yang mudah dipahami menyatukan dan melindungi informasi Anda, mengotomatiskan proses, dan tindakan lain yang diperlukan bisnis Anda. Dengan kemampuan ini akan membantu perusahaan dan bisnis dalam operasi sehari-hari dan perencanaan jangka panjan mereka menjadi lebih efisien serta tertarget. Berikut manfaat lainnya yang bisa Anda dapatkan jika mengimplementasikan perangkat lunak ERP :
-
Membuat proses bisnis lebih efisien
Sebelum adanya implementasi sistem ERP, semua informasi disimpan dalam database yang berbeda. Informasi ini dapat digandakan dan ada risiko tinggi bahwa informasi tersebut mungkin bukan versi terbaru. Oleh karena itu, keputusan yang dibuat berdasarkan informasi ini mungkin tidak akurat. Adanya ERP membuat semua informasi disimpan dalam satu database yang berarti setiap orang dapat mengakses dan memperbarui informasi dari berbagai departemen untuk mencerminkan informasi terbaru dalam sistem. Ini mengurangi risiko file duplikat karena semua informasi akan diperbarui dalam satu database. Dengan demikian, keputusan yang diambil akan lebih akurat dan dapat diandalkan.
-
Informasi yang terintegrasi di semua departemen
Jika merujuk pada cara lama, perusahaan digunakan untuk menyimpan informasi di database setiap departemen. Dengan demikian, informasi hanya akan dibagikan dalam departemen tertentu dimana bila departemen lain ingin mendapatkan data atau informasi, mereka harus bertanya kepada manajer departemen masing-masing untuk mengakses informasi tersebut. Menggunakan sistem ERP, sistem dapat menyimpan semua informasi di semua departemen dalam satu database yang berarti semua karyawan dari departemen yang berbeda dapat menggunakan informasi dari database tanpa persetujuan departemen lain.
-
Pelaporan dan perencanaan yang tertata
Dengan menerapkan ERP di semua departemen bisnis dan perusahaan, itu berarti bahwa perusahaan telah memiliki satu sistem pelaporan terpadu untuk setiap proses. Maka dengan memiliki satu sumber data dan informasi, sistem ERP dapat dengan mudah menghasilkan analitik dan laporan yang berguna kapan saja. Ini tidak lepas karena ERP memberi manajemen kemampuan untuk membandingkan dan menganalisis fungsi lintas departemen dan divisi tanpa bias dari banyak email dan spreadsheet. Bahkan ERP memungkinkan manajemen untuk menghasilkan laporan khusus mereka sendiri dan mereka dapat dengan cepat dihasilkan tanpa bergantung pada bantuan tim IT lagi yang akan membuat proses kerja lebih efisien dalam hal waktu.
-
Visibilitas yang jelas
ERP memungkinkan akses total ke setiap proses penting atau utama dalam bisnis dengan memungkinkan data dapat diakses dari setiap departemen ke manajemen. Melalui ini, manajemen dapat mengontrol tingkat persediaan secara harian, mingguan atau bulanan termasuk kiriman masa depan yang belum diterima. Setelah mengetahui secara tepat posisi perusahaan mengenai tingkat persediaan, maka dapat membantu manajemen untuk mengontrol modal kerja dengan cara yang lebih tepat. Selain itu, ketersediaan semua informasi perusahaan di lokasi terpusat memungkinkan peningkatan kolaborasi dan penyelesaian tugas kompleks yang lebih efisien. Visibilitas lengkap ini memberikan alur kerja yang lebih baik dan memungkinkan proses antar-departemen untuk dilacak dengan mudah dengan efisiensi maksimum.
Baca Juga :  Mengenal Apa Itu Odoo, Software Open Source untuk ERP and CRM
Kekurangan Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)
Seperti dua sisi yang telah disebutkan diatas, maka ERP juga mempunyai kekurangannya tersendiri. Walau Anda ingin segera menggunakan sistem ini untuk bisnis dan perusahaan Anda, ketahui juga beberapa kekurangannya seperti :
-
Biaya pemeliharaan
Biaya awal perangkat lunak saja bisa sangat tinggi, terutama untuk perusahaan kecil dan menengah. Meskipun biaya ini dapat dihindari dengan menggunakan solusi cloud dengan pembayaran bulanan tetapi bukan berarti cara ini juga tidak lepas dari kelemahannya sendiri juga.
-
Penurunan efektivitas
Sebuah perusahaan harus memahami bahwa penerapan sistem membutuhkan waktu yang lama yang dikarenakan membutuhkan waktu untuk melakukan migrasi data, menyelenggarakan kursus pelatihan bagi karyawan dan tugas-tugas lainnya. Hal ini dapat membawa kerugian yang sangat besar bagi perusahaan dari segi waktu dan biaya. Proses implementasi bisa memakan waktu dari sebulan hingga bertahun-tahun diaman jika perusahaan tidak menangani dengan baik risiko yang mungkin terjadi, kemungkinan besar mereka tidak dapat pulih dari kerugian.
-
Proses kustomisasi
Proses ini membutuhkan banyak waktu, tenaga, uang dan keahlian yang mana tidak semua bisnis dan perusahaan benar- benar memahami proses pentingnya. Banyak perusahaan mungkin berfokus pada penyesuaian yang ketika sistem yang Anda pilih tidak benar-benar memenuhi kebutuhan bisnis Anda, membuatnya menjadi kendala baru tersendiri.
Baca Juga  :   Cara Instal Odoo (One Click Deploy) di Cloud VPS IDCloudHost
Kesimpulan dan Penutup
Poin-poin di atas akan dapat memberikan gambaran tentang kelebihan dan kekurangan penerapan sistem ERP jika Anda ingin mencari cara terbaik dalam pengelolaan dan pengaturan bisnis yang baik. Namun, sebaiknya tentu Anda harus selalu mempertimbangkan setiap kemungkinan bagaimana ERP dan tim Anda menggunakannya nanti.
Meski dua sisi dari ERP tidak dapat dihindari, namun bagi sebagian besar perusahaan, manfaat sistem ERP sering kali lebih besar daripada kerugiannya. Potensi fungsi bisnis yang benar-benar disederhanakan dan peningkatan produktivitas dalam jangka panjang menjadikan manfaat penerapan sistem ERP sebagai investasi waktu dan sumber daya yang berharga Anda dan tim keseluruhannya.
