Ketika Anda mengikuti kepanitian kampus tentu Anda pernah mendengar istilah liaison office. Peran seorang liaison officer atau LO sangat diperlukan untuk mendukung kelancaran sebuah acara. Demikian pula dalam sebuah perusahaan, profesi liaison office sangat dibutuhkan untuk menghubungkan antara satu orang dengan lainnya. Liaison office mempunyai peran dalam mengurus keperluan perusahaan atau acara tertentu. Walaupun terkesan sederhana, nyatanya pekerjaan sebagai liaison officer memiliki banyak keuntungan.
Seorang liaison officer menjadi titik pusat dan wadah komunikasi serta koordinasi antara departemen atau antar perusahaan dengan pihak eksternal. Tidak hanya mampu berkomunikasi, seorang LO harus mempunyai kemampuan analitis dan manajerial yang baik. Berikut akan dipaparkan lebih dalam mengenai liaison office dan skill apa yang harus dimiliki seorang LO.
Apa Itu Liaison Office
Liaison office adalah sebuah profesi yang memiliki tanggung jawab sebagai penengah hubungan antara departemen atau antar perusahaan yang satu dengan lainnya. Anda bisa menemukan orang yang bekerja sebagai liaison officer di departemen hubungan masyarakat sebuah perusahaan. Seorang LO akan melakukan komunikasi dengan pihak eksternal untuk keperluan organisasi atau acara tertentu.
Liaison office akan memungkinkan juga terjadinya kerja sama proyek satu perusahaan dengan lainnya. LO berperan sebagai kontak resmi penghubung demi kelancaran acara perusahaan. Seorang LO biasanya tergabung dalam tim/departemen public relation yang akan mengontrol komunikasi publik, resolusi konflik, dan masalah terkait komunikasi lainnya.
Sedangkan dalam sebuah kepanitiaan kampus, LO mempunyai peran dalam mengatur sebuah acara. Lebih lengkapnya, liaison officer dalam kepanitiaan berperan dalam penyambutan tamu, menanyakan kebutuhan pembicara, dan penyampaian kebutuhan tersebut ke tim panitia.
Baca juga: Mengenal Apa Itu CMO (Chief Marketing Officer), Peran, Fungsi serta Tugas-tugasnya – IDCloudHost
Tugas Liaison Office
Tugas liaison officer sebenarnya tidak sesederhana kelihatan, jika Anda biasanya berada di sebuah kepanitiaan kampus, maka tugas liaison officer dalam sebuah perusahaan akan lebih kompleks dan mendalam. Berikut akan dijelaskan lebih dalam mengenai tugas liaison office.
Berkomunikasi, dan Kolaborasi dengan Pihak Eksternal
Seorang liaison office harus mampu membangun hubungan yang profesional dan baik dengan pihak luar. PIhak luar ini dapat berupa mitra bisnis, organisasi, pemerintah, dan klien lainnya. Berkomunikasi aktif dan terbuka akan menjadi kunci utama dalam menciptakan kerja sama dan kepercayaan yang efektif dengan pihak lainnya.
Dalam hal ini seorang LO tidak hanya berkomunikasi secara gamblang saja. Mereka juga harus mampu memahami ekspektasi, kebutuhan, dan perspektif dari tiap pihak yang terlibat. Pemahaman ini bisa didapatkan melalui komunikasi aktif, kemampuan mendengar dengan baik, dan empati yang tinggi.
Hadir dalam Sebuah Pertemuan
Dalam memastikan kelancaran dan efektivitas jalannya kerjasama diperlukannya kehadiran seorang LO. Tidak hanya hadir biasa saja, seorang LO memiliki peran dalam berbagai tugas penting serta turut berkontribusi untuk mencapai tujuan bersama. Lebih lengkapnya LO akan mempersiapkan pertemuan, menyusun daftar peserta, dan membuat bahan diskusi. Selain itu, selama pertemuan LO bertugas untuk memfasilitasi diskusi, menjaga alur, dan mendorong partisipasi peserta acara.
Melakukan Briefing Pihak Internal dan Eksternal
Briefing penting dilakukan untuk penyampaian informasi yang berkaitan dengan kemajuan kerjasama, proyek, dan isu penting lainnya. Informasi yang disampaikan haruslah jelas dan ringkas serta dapat dipahami oleh target audiens. Dalam hal ini seorang LO harus mampu melakukan presentasi yang menarik.
Kemudian selama briefing LO juga harus mampu menjawab pertanyaan dan menjelaskan keberatan yang dialami oleh pihak luar. Dengan demikian, informasi yang disampaikan oleh LO akan mendapat dukungan dan konsensus dari pihak eksternal.
Melakukan Identifikasi Masalah Komunikasi
Dalam sebuah komunikasi, tidak menutup kemungkinan akan munculnya hambatan baik itu dari segi bahasa, budaya, dan gaya komunikasi. Hambatan seperti itu bisa saja mengakibatkan kesalahpahaman dan mengganggu kelancaran penyampaian informasi. Dalam hal inilah LO mengambil perannya, lebih baik lagi seorang LO mampu mencegah terjadinya masalah komunikasi sehingga hambatan yang ada tidak akan terjadi.
Baca juga: Mengenal Profesi Social Media Specialist – IDCloudHost
Membuat Rancangan Kerangka Kerja dan DokumentasiÂ
Rancangan yang dibuat ini nantinya akan membantu dalam memastikan acara berjalan lancar, efektif, dan teratur. Ketika ada sebuah dokumentasi dan rancangan kerangka kerja yang dibuat oleh LO, maka bisa menjadi referensi dan evaluasi untuk pelaksanaan kerjasama atau acara lainnya di masa depan.
Skill Liaison Office
Bagi Anda pemula yang ingin memulai profesi sebagai liaison office, maka perlu mengetahui skill apa saja yang harus dimiliki seorang LO. Skill ini bisa Anda mulai tingkatkan secara bertahap, semakin banyak pengalaman Anda dalam memperdalam skill ini, maka kemampuan Anda sebagai LO akan meningkat pula. Berikut akan disajikan skill yang harus dimiliki liaison office.
Komunikasi
Skill utama yang harus Anda miliki adalah komunikasi. Anda harus mampu menjelaskan informasi kepada klien dengan ringkas, jelas, serta mudah dipahami, baik secara lisan dan tulisan. Tidak hanya itu, seorang LO juga harus mempunyai kemampuan mendengar yang baik dan mampu membangun hubungan yang positif dan profesional dengan berbagai pihak.
Bahasa Asing
Penguasaan bahasa asing bisa mencegah terjadinya hambatan dalam melakukan komunikasi dengan pihak luar. Terlebih jika cakupan kerja Anda sudah mencapai internasional. Minimal Anda harus mampu menguasai kemampuan bahasa Inggris. Selain itu, Anda juga sebaiknya memahami budaya dari klien Anda agar mampu membangun hubungan yang lebih dekat.
Negosiasi
Bagian ini menjadi hal yang cukup krusial juga dikuasai oleh seorang LO, ketika Anda mempunyai kemampuan negosiasi yang baik, maka pencapaian keuntungan perusahaan Anda akan semakin mudah. Dalam hal ini Anda juga harus memiliki sikap tenang, tidak terburu buru dalam membujuk klien atau pihak luar lainnya.
Analisis Solusi Konflik
Ketika dihadapi oleh sebuah konflik, seorang LO harus mampu menganalisis solusi apa yang sekiranya bisa menyelesaikan konflik dengan akurat dan cepat. Anda bisa saja mulai menganalisisnya dengan mencari tahu akar penyebab konflik. Dalam penyelesaiannya pun Anda harus mampu mengikutsertakan semua pihak yang terlibat agar solusi yang diambil adil dan tidak merugikan salah satu pihak.
Adaptasi
Pihak eksternal yang dijumpai oleh LO tentu akan terus berbeda-beda tergantung jenis keperluan dan acara apa yang akan dilaksanakan. Oleh karena itu, dalam hal ini diperlukannya kemampuan adaptasi. Anda harus mampu menyesuaikan diri dengan cepat dan baik sehingga klien merasa nyaman saat bersama Anda. Dengan demikian, klien akan lebih mempercayai Anda sebagai mitra kerjasamanya.
Baca juga: Digital Marketing Specialist: Job Desc dan Kualifikasi – IDCloudHost
Pengorganisasian Acara
Tak kalah penting ketika Anda menjadi seorang LO, Anda harus bisa merencanakan, mengorganisir, dan melaksanakan pertemuan atau acara dengan sukses. Perngornisasian acara ini juga mencakup bagaimana penanganan logistik selama acara, mulai dari pemesanan, transportasi, dan akomodasi peserta.
PenutupÂ
Demikianlah penjelasan mendalam mengenai liaison office dan skill apa saja yang harus dimiliki oleh pemula yang ingin memulai profesi sebagai liaison office. Dalam sebuah perusahaan penting mengenalkan perusahaan secara lengkap agar para mitra ataupun klien eksternal lainnya tertarik untuk bekerja sama dengan perusahaan Anda. Pengenalan perusahaan dapat dilakukan melalui website profil perusahaan. Anda dapat menggunakan Layanan Pembuatan Website Instan IDCloudHost dengan pilihan ratusan template sesuai kebutuhan. Buatlah sekarang dan dapatkan website dengan server terbaik di Indonesia!
