10 Tips Memanfaatkan G Suite untuk Nonprofit

G Suite adalah sebuah layanan berbasis cloud yang dapat menyediakan cara untuk bekerja sama secara online bagi perusahaan atau sekolah. Tidak hanya menggunakan email dan chat, kalian juga dapat menggunakan konferensi video, media sosial, kolaborasi dokumen secara real-time, dan masih banyak lagi. Dengan begitu G Suite cocok untuk organisasi Nonprofit untuk meningkatkan efisiensi kerja nonprofit tersebut. Berikut 10 Tips Memanfaatkan G Suite untuk Nonprofit.

Mengatur Acara Penggalangan Dana

Memulai acara penggalangan dapat membutuhkan banyak waktu dan susah untuk di koordinasi. Dengan menggunakan G Suite pada masa perencanaan, kita dapat membuat rekan kerja mengetahui mengenai rincian acara dan jadwal dengan membuat kalender team pada G Suite. Ketika anda sudah siap untuk memulai acara tersebut, publikasi acara tersebut dengan aplikasi Calendar G Suite, kalian dapat menambahkan gambar, seperti flyers yang disimpan pada Drive. Kemudian buat website eksternal mengenai acara tersebut, tambahkan halaman kontak, halaman Sign-up menggunakan Forms, dan lainya menggunakan Sites. Dengan begitu semua peserta dapat mendapatkan semua informasi mengenai acara tersebut dari suatu tempat dan dari perangkat apapun seperti Smartphone, komputer, Smart TV, dll.

Luncurkan dan Publikasi Kampanye yang Menarik

Kompetitif penggalangan dana untuk sektor nonprofit sangatlah tinggi, Jadi anda harus meningkatkan kampanye penggalangan dana yang dapat berdampak pada pendukung dan merekrut orang yang berpotensi. Buat website menggunakan gambar yang menarik dan informasi terkait lainya pada Sites untuk menonjolkan misi dari organisasi anda. Untuk meningkatkan eksposur, buat presentasi yang menginspirasi menggunakan Slides. Buat channel YouTube official anda untuk mengupload video dan targetkan sponsor yang baru maupun tetap menggunakan Forms kemudian tambahkan semua file ini ( embed )  pada website anda. Ketika website anda sudah siap untuk dipublikasi promosikan kampanye organisasi kalian pada Google+ dengan mengajak anggota anda untuk membagikan ide inovatif sehingga para relawan mengetahui cara untuk berkontribusi.

Buat Proposal yang Kuat

Buat aplikasi dana yang kuat untuk nonprofit menggunakan Docs. Dengan instan mencari grafik atau diagram, informasi, dan data lainya dengan tool yang terdapat pada Docs tanpa pernah meninggalkan dokumen yang sedang dibuat. Butuh masukan rekan kerja anda pada dokumen itu ? Bagikan ( share ) dokumen itu untuk di edit secara bersamaan. dan dapatkan umpan balik secara real-time melalui komentar dan tool chat yang tedapat pada Docs. Tidak perlu memiliki banyak draft, gunakan tool revision history untuk melihat siapa saja yang melakukan perubahan pada dokumen. Anda juga dapat mengembalikan dokumen ke versi sebelumnya kapan saja

Pusatkan Asset Organisasi pada Satu Website 

Ingin cara lebih mudah untuk mengatur informasi administratif nonprofit anda ? Simpan kabar internal, postingan blog, file penggalangan dana, kampanye, form online, konten latihan, dan sebagainya pada satu tempat dengan Sites. Sekarang organisasi anda memiliki satu tempat untuk semua data penting, yang dimana semua pegawai dapat mengaksesnya kapan saja, dari perangkat manapun.

Persingkat Operasi Sehari – hari dengan tidak Menggunakan Kertas ( Paperless )

Atur kegiatan harian anda secara online. Dengan Forms,  anda dapat membuat form yang mngizinkan pegawai untuk request jam istirahat, request perangkat keras ( hardware ) , pendaftaran relawan, dan sebagainya hanya dalam itungan menit. Lacak setiap tugas administratif yang penting seperti jadwal pegawai dan deadlines dengan Calendar dan Sheets. Kemudian, Simpan semua konten kalian pada Drives. Bagikan folder dengan rekan kerja kalian jika seseorang mengubah file, semua orang dapat versi terbaru dan dapat menambahkan umpan balik secara real-time.

Atur dan Buat Asset Digital dengan Aman

Jumlah konten digital yang diatur dan dibuat oleh nonprofit tumbuh dengan pesat. Simpan dan kelola asset seperti gambar, logo, panduan PDF, dan video kampanye menggunakan Drives. Drive akan melakukan sinkronisasi ke cloud sehingga semua orang dapat melihat konten terbaru. Dengan fitur sharingnya dan akses kontrol membuat bekerja dengan agensi pendana external menjadi mudah dan aman.

Temukan dan Atur Email Penting dengan Cepat

Ketika anda mengatur kampanye penggalangan dana atau mengirimkan informasi bulanan kepada anggota, hal yang sangat penting adalah untuk mengatur email atau pesan yang diterima. Gunakan tanda bintang untuk mengurutkan atau menandai pesan yang sangat penting, atau biarkan tool Gmail Priority Inbox untuk secara otomatis mengurutkan prioritas email yang masuk sehingga anda dapat fokus ke pesan tersebut lebih dulu. Kalian juga dapat mengatur filter dan label seperti untuk acara atau projek tertentu, jadi akan lebih mudah untuk mengatur, menemukan, dan merespond pesan.

Rekruit dan Interview Pegawai atau Relawan dengan Cepat

Setelah calon yang tertarik atau relawan mengajukan informasi mereka melalui Forms, kamu dapat melakukan interview kepada orang pilihan yang berada dimanapun menggunakan Hangouts. Kemudian persingkat proses interview menggunakan website Sites yang berisikan chcecklist, informasi penting, dan tugas.

Latih Pegawai dan Relawan Kapanpun dan Dimanapun

Banyak organisasi nonprofit mempunyai pegawai dan relawan yang tersebar di penjuru dunia. Jika anda ingin melatih orang tersebut berdasarkan lokasi yang berbeda, Buat website training menggunakan Sites. Simpan semua tugas, kebijakan organisasi, dan dokumen lainya di Drive, kemudia tambahkan file latihan ini pada website tersebut agar para pegawai atau relawan dapat melakukan training secara mandiri. Jika anda membutuhkan training secara langsung, buat kelas virtual menggunakan Hangouts untuk menghemat waktu dan mengurangi biaya perjalanan. Kemudian beri tahu pegawai atau relawan mengenai jadwal training dengan membuatnya di Calendar.

Komunikasi secara Cepat dengan Staff dan Group Besar Lainya

Memantau semua orang merupakan tugas yang melelahkan, baik anda melakukan diskusi internal dengan anggota staff atau berkomunikasi dengan penyumbang, anggota, relawan, pendukung, atau klien. tool Group dapat dengan mudah membuat anda untuk berkomunikasi secara cepat dan efektif dengan semua orang dalam waktu bersamaan. Setelah menambahkan akun email pada Group, anda dapat mengirim email untuk semua orang pada group tersebut dengan satu alamat, mengundang group ke sebuah acara, atau membagikan dokumen dengan group. Anda juga dapat membuat forum online untuk mendiskusikan topik industri yang sedang populer atau menjawab pertanyaan mengenai organisasi anda.