Apa itu Outsourcing? Kelebihan dan Kekurangannya

Outsourcing adalah praktik bisnis di mana perusahaan mempekerjakan pihak ketiga untuk melakukan tugas, menangani operasi, atau memberikan layanan bagi perusahaan. Perusahaan luar, yang dikenal sebagai penyedia layanan atau penyedia pihak ketiga, mengatur pekerja atau sistem komputernya sendiri untuk melakukan tugas atau layanan baik di lokasi, di fasilitas perusahaan yang mempekerjakan sendiri atau di lokasi eksternal.

Perusahaan saat ini dapat melakukan outsourcing sejumlah tugas atau layanan. Mereka sering melakukan outsourcing layanan di bidang teknologi informasi, termasuk pemrograman dan pengembangan aplikasi, serta dukungan teknis. Pihak perusahaan sering melakukan outsourcing layanan pelanggan dan memanggil fungsi layanan.

Selain itu, perusahaan juga dapat melakukan outsourcing untuk jenis pekerjaan lain, termasuk proses manufaktur, tugas sumber daya manusia, dan fungsi keuangan seperti pembukuan dan pemrosesan penggajian. Perusahaan dapat melakukan outsourcing untuk seluruh divisi, seperti seluruh departemen TI, atau hanya sebagian dari departemen tertentu.

Pengertian Apa Itu Outsourcing

Outsourcing adalah praktik bisnis di mana layanan atau fungsi pekerjaan dialihkan ke pihak ketiga. Dalam teknologi informasi atau IT, inisiatif outsourcing dengan penyedia teknologi dapat melibatkan berbagai operasi, dari keseluruhan fungsi TI hingga komponen yang terpisah dan didefinisikan dengan mudah. Ini juga termasuk seperti pemulihan bencana, layanan jaringan, pengembangan perangkat lunak, atau pengujian QA.

Dengan begini pihak perusahaan dapat memilih untuk melakukan outsourcing layanan IT di darat (di negara mereka sendiri), dekat pantai (ke negara tetangga atau satu zona waktu yang sama), atau lepas pantai (ke negara yang lebih jauh). Pengalihdayaan dekat pantai dan lepas pantai secara tradisional dilakukan untuk menghemat biaya. Tidak mengherankan kalau outsourcing saat ini bisa dilakukan dari jarak jauh yang mana juga menghemat cost.

Manfaat, Kelebihan dan Kekurangan Outsourcing

Apa itu Outsourcing : Pengertian, Manfaat, Kelebihan dan Kekurangannya

Untuk bidang bisnis, manfaat dan kelebihan outsourcing bervariasi menurut situasinya, tetapi manfaat outsourcing sering kali mencakup satu atau beberapa hal berikut :

Biaya yang lebih rendah (karena skala ekonomi atau tingkat tenaga kerja yang lebih rendah)
Peningkatan efisiensi
Kapasitas variabel
Peningkatan fokus pada strategi / kompetensi inti
Akses ke keterampilan atau sumber daya
Peningkatan fleksibilitas untuk memenuhi perubahan bisnis dan kondisi komersial
Mempercepat waktu ke pasar
Menurunkan investasi berkelanjutan di infrastruktur internal
Akses ke inovasi, kekayaan intelektual, dan kepemimpinan pemikiran
Kemungkinan arus kas masuk akibat pengalihan aset ke penyedia baru

Outsourcing juga tidak lepas dari kekurangannya tersendiri. Beberapa resiko outsourcing meliputi :

Waktu penyelesaian yang lebih lambat
Kurangnya pengetahuan bisnis atau domain
Hambatan bahasa dan budaya
Perbedaan zona waktu
Kurang kontrol

Alasan Perusahaan Menggunakan Jasa Outsourcing

Selain penghematan biaya tentunya, alasan lain perusahaan menggunakan jasa outsourcing adalah untuk membantu tugas- tugas berikut :

Peningkatan efisiensi

Perusahaan dapat berkonsentrasi pada kompetensi inti mereka dan bekerja lebih efisien.
Skalabilitas optimal

Pengalihdayaan meningkatkan ketersediaan tenaga kerja. Hasilnya, output maksimum dapat dicapai dan produksi dijamin – bahkan saat terjadi fluktuasi kapasitas musiman atau non-operasional.
Tanggapan lebih cepat

Anda lebih responsif terhadap perubahan karena Anda dapat meneruskan tugas ini ke perusahaan pihak ketiga khusus.
Peningkatan kualitas

Pengalihdayaan sering kali menghasilkan peningkatan kualitas. Misalnya dalam pembuatan pabrik atau bengkel yang baik dapat meningkatkan kualitas produk.
Menghemat biaya

Perusahaan eksternal memiliki tingkat spesialisasi yang tinggi terkait dengan layanan mereka. Mereka dapat bekerja jauh lebih hemat biaya dan karenanya menawarkan potongan harga.
Kurangnya pengetahuan

Proses dan operasi baru di perusahaan seringkali diperlukan, tetapi para karyawan seringkali tidak memiliki pengetahuan dan keterampilan implementasi yang diperlukan. Outsourcing adalah alternatif untuk mempekerjakan pekerja terampil untuk ini.

Contoh- contoh Penggunaan Jasa Outsourcing

Strategi outsourcing biasanya sering digunakan pada banyak bidang, misalnya, dalam layanan pelanggan, akuntansi, konsultasi pajak, TI, dan departemen pemasaran. Contoh sebagian strategi outsourcing yang banyak diterapkan pada perusahaan adalah :

Layanan pelanggan

Perusahaan melepaskan tugas layanan pelanggan ke perusahaan khusus. Seringkali pusat panggilan mengambil alih kapasitas panggilan tertentu dengan berbagai ragam paket harga.
Pemasaran

Perusahaan akan mengalihdayakan dukungan saluran media sosial ke penyedia layanan eksternal (misalnya agensi). Sehingga tidak hanya mendapat bantuan profesional, namun mereka juga tidak lagi memerlukan divisi khusus untuk melakukan pemasaran di media sosial.
Manufaktur produk

Bagi banyak perusahaan mode, terlalu mahal untuk memproduksi pakaian di AS. Karena itu, banyak perusahan sering memilih produksi di Asia. Setelah selesai diproduksi, pakaian tersebut kemudian dikirim ke Amerika Serikat.

Diatas hanyalah beberapa contoh tipikal outsourcing. Dalam praktiknya, perusahaan saat ini dapat melakukan outsourcing di setiap langkah operasinya, baik dalam produksi atau penyediaan layanan, kepada kontraktor eksternal. Berkat dunia jaringan (network), tidak lagi menjadi masalah apakah perusahaan asing tersebut berlokasi di desa tetangga atau di sisi lain dunia.

Metode dan Teknik Melakukan Outsourcing

Apakah menurut Anda outsourcing adalah strategi terbaik untuk bisnis Anda, tetapi Anda tidak tahu cara terbaik untuk melakukannya? Sederhananya, tidak ada pendekatan yang tepat untuk melakukan outsourcing proyek. Sama seperti perusahaan yang berbeda satu sama lain, demikian pula strategi outsourcing. Namun, metode praktik terbaik berikut ini telah terbukti berhasil dalam banyak situasi :

Menganalisis keadaan dari waktu ke waktu

Menganalisis keadaan sebenarnya dari tugas, sub-kawasan atau proses bisnis. Dari analisis tersebut, Anda dapat menentukan tindakan terbaik selanjutnya dan memperkirakan potensi strategi outsourcing.
Buat persiapan matang

Atur pertemuan awal dengan semua pemangku kepentingan perusahaan Anda untuk mendapatkan hasil maksimal dari proyek outsourcing Anda. Dalam pertemuan tersebut, Anda bisa meletakkan dasar untuk kerja bersama di masa depan. Ini harus menyoroti dan membahas manfaat proyek, konten dan waktu proyek, dan langkah selanjutnya.
Pilih penyedia layanan

Bandingkan calon penyedia layanan satu sama lain. Untuk pemilihan dan interaksi dengan penyedia layanan potensial, Anda memerlukan persyaratan produk dan pernyataan ruang lingkup. Dalam dokumen persyaratan produk, Anda mencatat semua persyaratan dasar serta konsep proyek kasar. Namun, dalam pernyataan ruang lingkup Anda mencatat solusi yang sesuai dan persyaratan rinci. Atas dasar ini, penyedia layanan dapat menemukan solusi baru atau mengembangkan solusi yang sudah ada. Selain itu, Anda menghindari kemungkinan kesalahpahaman.
Komitmen pada timeline implementasi Anda

Setelah kontrak selesai, implementasi dapat dimulai. Penting sekali untuk menyepakati jadwal konkret untuk implementasi dalam kontrak. Sebagai bagian dari manajemen proyek, periksa secara teratur untuk melihat apakah pencapaian yang disepakati dalam kontrak tercapai.

Kesimpulan dan Penutup

Outsourcing menjadi semakin populer selama dekade terakhir seiring dengan pertumbuhan perusahaan dan kebutuhan mereka yang semakin spesifik, sehingga pasokan untuk posisi tertentu tidak mudah ditemukan di pasar nasional. Ditambah lagi dengan berbagai macam alasan dalam menghemat atau merubah cara kerja yang lebih praktis lagi namun tetap mendapatkan hasil yang maksimal, perusahaan banyak beralih menggunakan jasa outsourcing ini.

Selain itu, dengan munculnya ekosistem startup, outsourcing telah memberikan cara bagi para pendiri dan wirausahawan untuk menemukan bakat teknologi top internasional dengan harga diskon yang cukup besar untuk mendirikan perusahaan atau meningkatkan tim yang sudah ada. Ini membuat outsourcing berkembang dalam hampir semua bidang tidak lagi terpaku pada satu bidang.