Cara Membuat Surat Jalan : Fungsi, Manfaat, dan Jenis-jenisnya

Terdapat berbagai macam surat yang dijadikan sebagai dokumen arsip kantor. Macam-macam surat yang dijadikan arsip perusahan yaitu antara lain surat pemberitahuan, surat pengantar, surat rekomendasi, surat izin, surat kuasa, surat jalan, dan lain-lain. Terdapat salah satu surat yang mungkin jarang diketahui oleh orang yaitu surat jalan. Surat jalan biasanya digunakan oleh pabrik atau perusahaan sebagai syarat administrasi yang harus dipenuhi dalam pengiriman barang. Surat ini dibawa oleh sopir atau pengirim barang dari pabrik untuk dipenuhi tanda tangan dari pihak yang berwenang dalam proses pengiriman barang tersebut.

Surat jalan dibuat ketika beberapa pihak seperti perusahaan, lembaga, dan institusi yang memiliki kepentingan dalam keperluan transaksi penjualan dan pembelian, serta beberapa berkas resmi, seperti surat perizinan, dan lain-lain. Perlu diperhatikan dengan baik berbagai aturan untuk menulisnya agar surat jalan bisa dipahami oleh si penerima sehingga bisa menjalankan berbagai hal yang telah tertulis di dalam surat tersebut. Jika surat tersebut dibuat tidak sesuai dengan aturan dan tidak dipahami oleh si penerima maka bisa jadi Anda tidak dipercaya sebagai orang yang akan mengirimkan barang.

Penting bagi sebuah perusahaan, gudang ekspedisi untuk membuat surat jalan ini sebagai arsip. Namun masih banyak yang belum mengetahui dengan pasti bagaimana struktur,contoh, cara penulisan yang tepat dari surat jalan ini. Biasanya surat jalan berisikan data barang-barang yang dikirim seperti nama, jumlah, keterangan, serta kualitas barang tersebut. Dengan surat jalan ini Anda akan merasa lebih aman jika sewaktu-waktu terdapat pengecekan.

Pengertian Surat Jalan

Surat jalan merupakan sebuah dokumen penting, yang wajib digunakan oleh pihak yang tengah melakukan pengiriman barang, seperti perorangan, toko, hingga perusahaan. Surat ini biasa dibawa oleh supir dari tempat muat (pabrik pengirim) ke tempat bongkar (pabrik atau gudang penerima). Dimana surat jalan pengiriman ini wajib dibuat oleh pihak ekspedisi (vendor), yang memiliki tugas untuk mengirimkan barang kepada konsumen, agar bisa sampai ke alamat tujuan.

Pada umumnya informasi yang ada di dalam surat jalan antara lain adalah nama perusahaan yang menerbitkan surat jalan, nama customer atau pelanggan, nomor surat jalan, nama barang, kuantitas barang, jumlah barang, dan harga barang tersebut. Satu buah surat jalan biasanya terdiri dari 3 atau 4 lembar kertas berwarna putih, merah, kuning, dan hijau.

• Lembar pertama yang berwarna putih digunakan sebagai bukti penyerahan barang kepada pembeli dan pada akhir bulan akan digunakan untuk penagihan kepada pembeli.
• Lembar kedua yang berwarna merah, diserahkan kepada customer atau pembeli sebagai tanda bukti pemesanan barang.
• Lembar ketiga yang berwarna kuning atau lembar keempat yang berwarna hijau dijadikan sebagai arsip perusahaan baik arsip untuk karyawan maupun arsip untuk bos.

Baca Juga :  Cara Membuat Surat Resmi dan Contoh-Contohnya

Fungsi dan Kegunaan Surat Jalan

Terdapat fungsi dari surat jalan yang perlu Anda ketahui. Jika sudah mengetahui fungsi dari surat jalan ini Anda pastinya tidak akan mengesampingkan pembuatan surat jalan. Disini terdapat tujuh fungsi dari surat jalan antara lain yaitu

• Memberi kejelasan dan rincian terhadap barang yang akan dikirim.
• Sebagai bentuk formalitas atau keterangan resmi dari pihak tertentu.
• Untuk mempermudah birokrasi di wilayah tertentu, seperti adanya pengecekan oleh petugas keamanan atau polisi.
• Sebagai konfirmasi bahwa barang sudah diterima.
• Sebagai dokumen yang digunakan oleh pihak keuangan atau bendahara, dari pihak vendor untuk merangkum seluruh pengiriman yang sudah diselesaikan.
• Lembar pertama digunakan sebagai bukti valid transaksi bahwa barang tersebut sudah diterima oleh si penerima barang, yang kemudian lembar pertama ini akan dimasukkan ke dalam pembukuan yang terdapat di bagian akuntansi.
• Untuk lembar kedua diberikan kepada penerima barang atau pembeli.
  Kemudian lembar yang terakhir akan digunakan sebagai arsip bagi perusahaan yang mengeluarkannya.

Baca Juga:    Cara Membuat Surat Kuasa yang Baik dan Benar Beserta Contohnya

Jenis-Jenis Surat Jalan

Sebenarnya ada banyak jenis surat jalan jadi tidak hanya satu macam saja. Jenis-jenis ini disesuaikan dengan kepentingan dari masing-masing lembaga atau perusahaan. Terdapat kurang lebih delapan jenis surat jalan yang perlu Anda ketahui. Penjelasan mengenai delapan jenis tersebut akan dibahas di bawah ini.

• Surat Jalan Pengiriman Barang

  Sesuai dengan namanya, surat jalan ini dibuat dengan tujuan memberikan rincian barang yang tertera sesuai pesanan. Sudah jelas jika surat jalan pengiriman barang ini menggunakan format penulisan yang secara khusus digunakan untuk melakukan transaksi jual beli. Biasanya dibutuhkan oleh lembaga seperti perusahaan sebagai arsip dokumen.

• Surat Jalan Kendaraan Kepolisian

  Beberapa jenis surat jalan yang berasal dari institusi kepolisian memiliki sifat berbayar, tergantung pada tujuan dibuatnya surat tersebut serta resiko yang mungkin terjadi yang menyangkut pihak pengirim dan penerima. Surat jenis ini menggunakan format penulisan resmi seperti pada surat jalan perizinan.

• Surat Jalan Dinas

  Surat jalan jenis ini biasa digunakan oleh pihak-pihak yang memiliki keperluan kedinasan, seperti contohnya seperti surat jalan tugas dinas, surat jalan perizinan, dan lain sebagainya. Surat ini biasanya dibuat secara resmi dengan susunan format dan Bahasa penulisan yang baku, serta jelas identitas nama penulis dan si penerima surat.

• Surat Jalan Penjualan Barang Kredit

  Terdapat dua jenis surat jalan ini yaitu surat jalan penjualan barang tunai dan surat penjualan barang kredit. Surat ini dikeluarkan pada transaksi jual beli yang dilakukan dengan sistem pembayaran kredit. Pembuatan surat ini ditulis berdasarkan surat order atau pemesanan dengan tujuan sebagai bukti bagan pengeluaran barang. Pada surat jenis ini, secara khusus nilai kuantitas barang tidak mengalami perubahan dan tidak bisa diubah, karena benar-benar disesuaikan dengan kuantitas yang telah tertulis dalam surat pemesanan.

• Surat Jalan Penjualan Barang Tunai

  Selanjutnya adalah kebalikan dari surat jalan penjualan barang kredit yakni surat jalan penjualan barang secara tunai. Berdasarkan sebutannya, surat dibuat hanya untuk mencatat secara khusus bukti-bukti transaksi jual beli yang dilakukan secara tunai, serta tidak dibuat atas dasar kinerja sales order.

• Surat Jalan Drop Canvasser

  Jenis surat jalan drop canvasser ini dibuat dengan tujuan untuk membuktikan riwayat transfer yang keluar dari persediaan Gudang kepada Kanvaser. Pada surat ini nilai kuantitasnya juga ditentukan secara khusus oleh bagian pengelola pergudangan atas dasar pelaksanaan kebijakan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Hal tersebut biasanya disesuaikan dengan jadwal pelaksanaan tugas operasional para staf pengelola pergudangan.

• Surat Jalan Titipan Barang

  Menitipkan barang tentu harus dilakukan dengan aman, bila perlu disertai dengan berkas pendukung yang bisa dijadikan sebagai bukti resmi. Oleh karena itu, agar barang titipan aman maka perlu dibuat surat jalan penitipan barang. Biasanya surat ini ditulis oleh pihak manajemen yang wewenangnya nanti dialihkan kepada staf di bagian pergudangan.

• Surat Jalan Retur Pembelian

  Jenis surat jalan selanjutnya berhubungan dengan adanya berkas retur pembelian. Sesuai namanya, format penulisan surat tersebut didasarkan pada transaksi yang ditulis oleh pihak di bagian pembelian barang. Nilai kuantitas barang yang dituliskan di sini tidak bisa berubah, karena disesuaikan dengan kuantitas yang sudah tertulis pada retur pembelian sebelumnya.

Kesimpulan dan Penutup

Dari penjelasan diatas pastinya sudah menambah pemahaman Anda mengenai surat jalan yang sebelumnya belum Anda ketahui. Betapa pentingnya surat jalan untuk lembaga perusahaan yang melakukan pengiriman dan penerimaan barang. Dengan adanya surat jalan maka barang yang diterima dan dikirimkan akan aman dan tidak dicurigai sebagai barang yang ilegal.

Juga terdapat bermacam-macam jenis surat jalan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Terdapat poin-poin penting yang harus ada dalam surat jalan yaitu Kop surat tergantung pada perusahaan yang bersangkutan dalam menjalankan proses transaksi, nomor surat serta nomor pesanan, informasi detail tentang jumlah barang pesanan yang akan dikirimkan, deskripsi atau spesifikasi barang secara detail, Identitas penerima harus ditulis dengan detail, serta disediakan kolom atau tempat untuk memberikan tanda tangan penting dari si penerima dan pengirim surat.