Apa yang dimaksud dengan surat pemberitahuan? Bagaimana format penulisan dan contohnya? Merasa penasaran dengan surat pemberitahuan yang baik dan benar maka, jangan ragu untuk membaca artikel ini sampai habis. Dijamin setelah membacanya, Anda bisa mengetahui cara membuat surat pemberitahuan dengan baik.
Surat pemberitahuan merupakan surat resmi yang dibuat dengan tujuan menginformasi hal penting. Surat tersebut biasanya diberikan oleh pihak instansi perusahaan atau lembaga sekolah, komunitas dan lembaga pemerintah lainnya. Terdapat banyak jenis surat pemberitahuan resmi yang digunakan sekarang. Tidak hanya instasi saja namun, pemilik organisasi juga turut menggunakan surat pemberitahuan.
Tujuan membuat surat pemberitahuan adalah untuk menginformasikan sesuatu supaya urusan bisnis dapat diselesaikan dengan cepat. Oleh sebab itu Kita harus mengetahui cara membuat surat pemberitahuan jika terjun ke instansi maupun lembaga pemerintahan.
Cara membuat surat pemberitahuan sudah dipahami oleh setiap komunitas, organisasi, lembaga pemerintah dan instansi perusahaan. Hal tersebut mempermudah jajaran direksi perusahaan maupun lembaga lebih mudah dalam menginformasikan acara kepada karyawannya.
Membuat surat pemberitahuan ternyata tidak mudah. Sebelum membuatnya, Anda harus belajar mengenai format surat pemberitahuan. Mengetahui terlebih dahulu format surat pemberitahuan bisa mempermudah Anda dalam membuatnya.
Baca Juga : Cara Membuat Surat Keterangan Kerja dan Contohnya
Cara Membuat Surat Pemberitahuan
Pada umumnya surat pemberitahuan tergolong dalam surat resmi. Surat resmi memiliki kerangka tertentu seperti halnya surat pemberitahuan. Format surat dapat dijadikan sebagai patokan ketika membuatnya. Format surat pemberitahuan terdiri atas kop surat (bagian kop surat berisi logo perusahaan, instansi, alamat, nama dan nomor telepon). Kop surat selalu dibuat jika surat pemberitahuan diturunkan oleh perusahaan, organisasi maupun komunitas.
Selanjutnya ada judul surat yang menjelaskan mengenai informasi dari pembuatan surat. Judul surat biasanya ditulis dengan huruf kapital serta menggunakan font agak besar seperti “SURAT PEMBERITAHUANâ€. Bagian format berikutnya yaitu nomor surat, nomor tersebut memiliki unsur penting karena dengan adanya itu surat dapat diarsipkan secara rapi. Setelah nomor ada tanggal surat, berisi tempat pembuatan surat serta tanggal pembuatannya.
Dibawahnya terdapat perihal surat yang menguraikan secara singkat isi surat. Dilanjutkan dengan alamat surat, berisi alamat penerima. Masuk ke format pembuka, disini Anda bisa melihat ada beberapa baris kalimat pembuka sebelum menjelaskan inti surat. Inti surat merupakan isi, berupa paragraf maupun point. Isi harus menggunakan kalimat yang padat dan jelas, supaya informasi dapat disampaikan tanpa adanya salah paham.
Apabila Anda membuat surat pemberitahuan acara maka, jangan lupa menyertakan tempat sekaligus waktu pelaksanaan. Cara membuat surat pemberitahuan yaitu harus mengetahui format selanjutnya setelah isi adalah penutup. Bagian penutup sangat penting, isinya berupa kalimat satu paragraf yang menjelaskan agar penerima menaati informasi di dalam surat. Diharapkan dapat menjalankan atau mengikuti informasi yang disampaikan.
Format bagian paling akhir surat yaitu nama serta tanda tangan pembuat surat. Seperti pada umumnya tanda tangan pembuat surat harus ada di bagian bawah. Dengan adanya tanda tangan membuktikan bahwa surat tersebut asli. Terkadang beberapa perusahaan atau organisasi membutuhkan stempel agar lebih sah. Keabsahan surat membuat informasinya dapat dipercaya oleh pembaca.
Baca Juga : Cara Membuat Surat Kuasa yang Baik dan Benar Beserta Contohnya
Contoh Cara Membuat Surat Pemberitahuan
Meskipun sudah membaca format tulisan surat pemberitahuan namun, Anda merasa bingung karena tidak tahu dimana posisi format surat tersebut. Untuk mengurangi rasa bingung Anda terhadap bagian surat pemberitahuan, Anda bisa langsung melihat contoh suratnya saja. Dengan melihat contohnya langsung, akan mempermudah Anda dalam memahami cara membuat surat pemberitahuan.
Berikut merupakan contoh format cara membuat surat pemberitahuan yang harus diketahui.
Contoh Pertama Surat Pemberitahuan Kegiatan Kantor
PT JAYA MAKMUR
Jl. Semanggi No 35 Sawan, Jiwan-Tangerang
Tangerang, 14 Desember 2019
No : 214/SR/12/2019
Lampiran : –
Hal : Pemberitahuan Acara Kegiatan
Yth :
Management dan Karyawan
PT JAYA MAKMUR
Ditempat
Dengan hormat,
Dengan adanya surat pemberitahuan ini, Kami menyampaikan bahwa akan diadakan kegiatan tahunan PT JAYA MAKMUR yaitu gathering family. Kami informasikan kepasa karyawan PT JAYA MAKMUR dapat mengikuti acara tahunan bersama dengan seluruh anggota keluarganya. Kegiatan gathering family diadakan pada :
Hari/Tanggal : Selasa, 20 Desember 2019
Waktu : 06.00 s/d selesai
Tempat : WANA outbond Tangerang
Dengan surat pemberitahuan yang Kami buat, Kami menghimbau agar seluruh karyawan PT JAYA MAKMUR dapat ikut serta dalam kegiatan.
Demikian surat pemberitahuan Kami sampaikan. Terima kasih atas waktu dan kerjasamanya. Semoga kegiatan dapat diikuti oleh kita semua serta bisa berjalan lancar.
Direktur PT JAYA MAKMUR
Wilona SE
Contoh Kedua Surat Pemberitahuan Kegiatan Sekolah
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN SURABAYA
SMA N 109 SURABAYA
Jl. Pahlawan No 76 Surabaya
Telp. 0345 221101 fax. 0312 7798665
Surabaya, 18 Oktober 2019
Nomor : 10/IX/SM109/2019
Perihal : Pemberitahuan
Lampiran : –
Yth
Bapak/Ibu Wali Murid
Kelas IX SMA 109 Surabaya
Di tempat
Dengan hormat,
Menindak lanjuti keputusan rapat tahunan pada tanggal 13 Agustus 2019 mengenai kegiatan study tour maka, Kami memberitahukan kepada wali murid kelas IX bahwa acara study tour dilaksanakan pada :
Hari/Tanggal : 20-22 Oktober 2019
Tempat : Jatim Park 1 Malang, Museum Angkut Malang dan Batu secreat zoo Malang
Biaya : Rp. 998.000
Demikian surat pemberitahuan ini Kami buat. Atas perhatian Bapak/Ibu Wali murid Kami sampaikan terima kasih.
Hormat Kami,
Kepala SMA 109 Surabaya
Wanda Wilona S.Pd M.Si
Contoh Ketiga Surat Pemberitahuan Pengiriman Produk
PT MERDEKA JAYA
Jl. Gunung Wangi No. 34 , Bandung
Telp. 0231 77881xx Fax. 564132xx
13 November 2019
Nomor : 129/PMJ/11/2019
Lampiran : 2 Lembar
Hal : Pemberitahuan Pengiriman Produk
Kepada
CV TIGA SAUDARA
Jl. Semarang No 23
Semarang
Dengan hormat,
Kebanggan tersendiri karena dapat menjadi supplier CV Tiga Saudara. Dengan adanya surat pemberitahuan ini, Kami memberikan informasi bahwa pemesanan produk yang dilakukan pada tanggl 10 November 2019 telah dikirimkan. Pesanan telah dikirim melalui ekpedisi Indah Cargo dengan resi MNBH098769980. Jika terdapat kendala terkait pada pesanan, harap menghubungi Kami. Kami siap mendukung penuh untuk memastikan pesanan sampai kepad CV Tiga Saudara.
Atas kerjasamanya Kami sampaikan terima kasih.
PT MERDEKA JAYA
Yulia Ananda
Direktur
Baca Juga : Mengenal SIUP Perusahaan, Manfaat, Tujuan Dan Cara Membuatnya
Penutup & Kesimpulan
Itulah berbagai contoh surat pemberitahuan. Bagaimana, sudahkah Anda dapat memahami cara membuat surat pemberitahuan? Pastinya Anda telah memahami cara membuatnya, karena sudah dijelaskan di atas mengenai pengertian, fungsi, bagian surat, beserta contohnya secara detail. Otomatis Anda telah mengetahui bagaimana cara membuat surat pemberitahuan dengan baik dan benar.
Jika sudah mengetahuinya maka, Anda tidak akan bingung ketika membuat surat pemberitahuan kepada karyawan di perusahaan. Selama membuat surat, ingatlah untuk selalu menggunakan kata yang padat serta jelas supaya tidak menimbulkan ambigu kepada para pembacanya.
