Seorang karyawan yang bekerja di perusahaan, wajib mengikuti peraturan yang berlaku. Namun, tidak semua karyawan bisa mematuhi semua aturan yang berlaku. Tidak sedikit juga yang melanggar aturan perusahaan. Kesalahan tersebut ada yang disengaja maupun tidak, tetapi apa yang diperbuat juga harus dipertanggung jawabkan. Satu kesalahan akan berakibat fatal apabila dilakukan secara terus menerus tanpa adanya teguran. Suatu perusahaan akan mengeluarkan surat peringatan (SP) bila seorang atau beberapa karyawan terus menerus mengulangi kesalahannya.
Orang yang berhak mengeluarkan surat peringatan ini adalah atasan ataupun pimpinan suatu bisnis dan perusahaan. Kategori pelanggaran dan berapa kali seorang karyawan melakukan kesalahan juga akan berpengaruh pada surat peringatan. Ada yang namanya SP 1, SP 2, sampai SP 3. Pimpinan dapat melakukan pemecatan atau dikeluarkan dari perusahaan tersebut apabila karyawan tersebut sudah menerima surat peringatan maksimal 3 kali.
Hal ini dilakukan untuk membuat jera karyawan tersebut serta bertujuan untuk membuat beberapa karyawan tidak mencontoh ataupun mengulangi kesalahan yang telah dibuat. Namun demikian, terdapat peraturan hukum yang tertulis dan wajib dipatuhi oleh setiap perusahaan. Peraturan ini berlaku sebelum membuat dan memberikan SP kepada karyawan yang bermasalah tersebut. Berikut terdapat beberapa cara mengeluarkan surat peringatan sesuai aturan yang berlaku.
Pengertian Surat Peringatan (SP)
SP atau surat peringatan adalah pemberitahuan formal yang dikeluarkan oleh seseorang yang berwenang yaitu pemimpin perusahaan dan bisnis terhadap tindakan seorang karyawan yang dianggap tidak pantas, melanggar aturan, berdampak buruk untuk perusahaan maupun pekerja lain. Umumnya surat peringatan karyawan dikeluarkan sebagai bentuk pengakuan resmi atas pelanggaran terhadap aturan yang ada di suatu perusahaan.
Maksud dari pelanggaran ini yaitu seperti kinerja buruk, perilaku yang tidak pantas di tempat kerja, kesalahan dalam mengelola sumber daya perusahaan, atau karena mengabaikan kebijakan perusahaan. Akibat awal yang ditimbulkan adalah seperti pemotongan gaji, tetapi tidak semua perusahaan melakukan itu karena ada aturan tersendiri untuk menjatuhkan peringatan pada pekerja. Pengeluaran surat peringatan ini memang tidak terlalu mengancam karir seorang karyawan disuatu perusahaan. Jangan menganggap surat peringatan menjadi hal yang remeh, jika sudah mendapat SP artinya kesalahan Anda sudah diluar batas.
Baca Juga :Â Â Â Cara Membuat Surat Izin Tidak Masuk Kerja Lengkap dan Tips & Triknya
Aturan Penerapan Surat Peringatan Karyawan di Indonesia
Seperti yang tertulis dan tercantum dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan pada pasal 161 yang berbunyi :
- Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.
- Surat peringatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) masing-masing berlaku untuk paling lama 6 (enam) bulan, kecuali ditetapkan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.
Ringkasan dari UU Ketenagakerjaan Pasal 161 yang menjelaskan tentang aturan dalam pemberian surat peringatan :
- Surat peringatan 1, 2 dan 3 tidak perlu diberikan secara berurutan. Tetapi harus dinilai berdasarkan besar kecilnya pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan.
- Tingkatan surat peringatan akan ditentukan secara bersama oleh atasan yang setingkat dengan manajer dan HRD, lalu disetujui oleh direksi.
- Setiap surat peringatan yang diberikan kepada karyawan berlaku dalam jangka waktu selama 6 bulan.
- Jika karyawan melakukan pelanggaran sebelum masa berlaku SP-1 habis, maka perusahaan akan memberikan SP 2 yang memiliki jangka waktu selama 6 bulan sejak surat peringatan diterbitkan.
- Selanjutnya, jika karyawan tetap melakukan pelanggaran sebelum SP 2 habis masa berlakunya, maka perusahaan dapat memberikan SP 3 yang berlaku selama 6 bulan sejak surat peringatan diterbitkan.
- Jika karyawan masih melakukan pelanggaran sebelum masa berlaku SP 3 habis, maka karyawan akan mendapat PHK dari perusahaan.
Perlu diperhatikan juga dalam UU No 13 tahun 20013 tentang Ketenagakerjaan pasal 161 ayat 2 disebutkan sebagai berikut :
Masing-masing surat peringatan dapat diterbitkan secara berurutan atau tidak, sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.
Pasal tersebut berarti penerbitan surat peringatan karyawan tetap kembali kepada yang sudah diatur dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan, perjanjian kerja bersama. Bisa jadi masing-masing perusahaan memiliki semacam SOP surat peringatan tersendiri. Penting untuk Anda ketahui peraturan apa saja yang harus dipatuhi selama bekerja pada suatu perusahaan.
Baca Juga :Â Â Contoh MOU dan Kumpulan Template MOU untuk Perjanjian Kerja Sama
Struktur Pembuatan Surat Peringatan Karyawan
Struktur surat peringatan karyawan pada dasarnya akan mirip dengan surat-surat formal lainnya. Ada beberapa unsur yang bisa kamu temukan di dalamnya seperti :
- Alamat pengirim berisi nama perusahaan serta alamat
- Tanggal
- Judul dan nomor surat
- Isi
- Nama dan tanda tangan
Struktur surat peringatan karyawan memang terbilang sederhana, singkat dan langsung pada inti permasalahan. Pada bagian isi harus dijelaskan nama dan jabatan karyawan yang melakukan pelanggaran, alasan pemberian surat peringatan karyawan serta tujuan dari pemberian surat peringatan tersebut. Pelanggaran yang menjadi dasar dari pemberian surat peringatan juga harus ditulis secara jelas untuk menghindari salah tafsir.
Contoh Penulisan Surat Peringatan Sesuai Format Yang Berlaku
Surat peringatan tidak saja hanya berisikan sanksi atas pelanggaran yang dilakukan karyawan. Ada juga jenis surat peringatan yang berisi pemanggilan kepada yang bersangkutan. surat peringatan biasanya berlaku selama tiga kali pemanggilan dan dengan kesalahan yang dilakukan lebih dari tiga kali. Salah satunya contoh dibawah ini. Menulis pernyataan surat peringatan (SP) yang baik dan benar, antara lain :
- Tulis nama dan jabatan si karyawan yang melanggar atau akan diberikan SP
- Sertakan alasan pemberian SP tersebut. Contohnya karena karyawan sering terlambat tanpa ada pemberitahuan kepada pihak perusahaan
- Memberikan keterangan tujuan dari pemberian SP tersebut. Misalnya memberikan arahan serta peringatan kepada si karyawan untuk mematuhi tata tertib perusahaan dan tidak melakukan kesalahan yang sama.
Baca Juga :Â Â Â Mengenal Apa Perbedaan Resume dan CV untuk Melamar Pekerjaan
Contoh Surat Peringatan
Membuat surat peringatan memang harus mengikuti format dan ketentuannya tersendiri karena surat ini juga mempunyai peraturannya tersendiri. Berikut ini beberapa format dan contoh surap peringatan yang biasa digunakan.
Contoh Surat Peringatan 1Â
CV. SEJAHTERA ABADI
CONTRACTOR, GENERAL TRADING, DISTRIBUTOR
Jl. Mangga Nomor 5 RT.3/08 Desa Bawangan Kec. Nusa Indah Kab. Gondola
Sawojajar Kodepos 01911 HP : 09622188612
SURAT PERINGATAN
No.001/HRD-SP/CV-SEJAHTERAABADI/XC/2009
Surat Peringatan ini ditujukan kepada :
Nama : Lailatul Fatmawati
Jabatan : Customer Service
Sehubungan dengan sikap kedisiplinan Saudari sebagai karyawan CV. Sejahtera Abadi yang memiliki kewajiban sepenuhnya untuk mematuhi dan melaksanakan peraturan serta disiplin dalam melaksanakan pekerjaan yang berlaku di kantor. Maka, dengan ini Kami selaku pihak divisi Sumber Daya Manusia atau SDM memberi peringatan kepada Saudari Lailatul Fatmawati selaku Customer Service atas tindakan penyimpangan yang telah dilakukan sebagaimana mestinya seperti yang kami garis bawahi sebagai berikut :
- Sering tidak hadir pada jam kerja yang telah ditentukan dalam tata tertib yang berlaku.
- Sering mendapatkan pengaduan dari pelanggan mengenai kepuasan pelanggan.
Demikian surat ini Kami sampaikan dan berlaku selama menjadi karyawan CV. Sejahtera Abadi kepada yang bersangkutan harap diperhatikan dan diperbaiki dengan segera.
Malang, 18 Januari 2009
CV. Sejahtera Abadi Mengetahui,
Ilham Wahyudi, S.T Kholili Muhasin, S.E
Supervisor Manager Operasional
Contoh Surat Peringatan 2
CV. SEJAHTERA ABADI
CONTRACTOR, GENERAL TRADING, DISTRIBUTOR
Jl. Mangga nomor 5 RT.3/08 Desa Bawangan Kec. Nusa Indah Kab. Gondola
Batu Jajar Kode Pos 01111 HP : 09622188612
SURAT PERINGATAN KE – DUA (SP 2)
No.001/HRD-SP/CV-SEJAHTERAABADI/XC/2019
Â
Surat Peringatan ini diberikan Kepada :
Nama : Lailatul Fatmawati
Jabatan : Customer Service
Alamat : Jl. Jingga Utara No. 23 Bandung
Sehubungan dengan kinerja karyawan, CV. Sejahtera Abadi terpaksa menyampaikan Surat Peringatan Kedua (SP-2) ini dalam menindaklanjuti adanya surat Peringatan Pertama (SP-1) yang pernah CV. Sejahtera Abadi sampaikan pada waktu sebelumnya namun tidak ada respon positif dari Saudari Lailatul Fatmawati selaku Customer Service. Dengan begitu pihak CV. Sejahtera Abadi akan memberi sanksi untuk dapat merubah sikap Saudara Lailatul Fatmawati agar dapat merubah sikap dan dapat bertindak secara profesional kembali, maka dengan ini CV. Sejahtera Abadi memberikan hukuman sesuai dengan peraturan yang telah berlaku yaitu sebagai berikut.
- CV. Sejahtera Abadi Akan melakukan pemotongan gaji dengan nominal sebesar Rp. 1.000.000.000 (satu juta rupiah) selama dua bulan kedepan.
- Dilarang menggunakan Kendaraan Inventaris CV. Sejahtera Abadi.
- Dilarang menggunakan Peralatan Elektronik CV.Sejahtera Abadi.
Bilamana dengan terbitnya Surat Peringatan Kedua (SP-2) ini Saudari Lailatul Fatmawati tidak lagi merespon positif dengan sebaik – baiknya maka kami selaku pihak CV. Sejahtera Abadi dengan sangat terpaksa mengeluarkan Surat Peringatan Ketiga (SP-3) yang artinya akan memutus hubungan kerja dengan Saudari Lailatul Fatmawati Demikian Surat Peringatan Kedua (SP-2) ini kami sampaikan agar dapat direspon dengan baik sebagaimana mestinya. Kami harap Saudara Lailatul Fatmawati dapat merubah sikap dan perilakunya sesuai dengan peraturan kerja yang berlaku.
Batu, 1 Maret 2019
Diterima dan disetujui oleh, Mengetahui,
Kusumo, S.T Indra Wijaya, S.E
Direktur Utama Manager HRD
Contoh Surat Peringatan 3
CV. SEJAHTERA ABADI
CONTRACTOR, GENERAL TRADING, DISTRIBUTOR
Jl. Mawar Ungu RT.3/08 Desa Bawangan Kec. Nusa Indah Kab. Gondola
Batu Jajar Kode Pos 01111 HP : 09622188612
SURAT PERINGATAN KE – TIGA (SP 3)
No.003/HRD-SP/CV-SEJAHTERAABADI/XC/2019
Â
Surat Peringatan ini ditujukan kepada :
Nama : Hapsari Maya Indah
Jabatan : Staff Pemasaran
Alamat : Jl. Jambu Mente Utara No. 23 Malang
Dengan ini Kami pihak CV. Sejahtera Abadi memberikan Surat Peringatan ketiga (SP-3) dan sebagai Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) kepada Saudari Hapsari Maya Indah selaku Staff Pemasaran. Kami pihak CV. Persada Makmur mengeluarkan Surat Peringatan ketiga (SP-3) bertujuan untuk menindak lanjuti sikap indisipliner anda selama proses kinerja selama di kantor yang sudah sering melakukan kesalahan secara berulang kali yaitu sering terlambat dalam memasuki lokasi kerja CV. Sejahtera Abadi
Kami dari pihak CV. Sejahtera Abadi memohon maaf bila harus melakukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) kepada Saudari Hapsari Maya Indah selaku Staff Pemasaran, semua ini kami lakukan untuk menjaga perkembangan CV. Sejahtera Abadi untuk terus bersaing dalam roda perekonomian global. Kemudian untuk hal – hal yang memiliki sangkut paut dengan honor akan dibayarkan paling lambat pada bulan Desember 2019.
Demikian penulisan Surat Peringatan ketiga (SP-3) ini kami sampaikan agar dapat diperhatikan dan maklum oleh Saudari Hapsari Maya Indah selaku Staff Pemasaran. Terimakasih.
Batu, 1 November 2019
Diterima dan disetujui oleh, Mengetahui,
Widodo Kusumo, S.T Ilham Wijaya, S.E
Direktur Utama Manager HRD
Baca Juga :  Tips dan Trick Membangun Team Work (Kerja sama Tim) yang Baik dan Benar untuk Bisnis
Kesimpulan dan Penutup
Cara yang dipaparkan di atas adalah sesuai dengan format yang telah ditetapkan. Anda dapat menjadikan beberapa contoh diatas untuk membuat surat peringatan karyawan baik SP-1, SP-2, SP-3. Surat peringatan yang baik adalah memuat isi yang lengkap dan jelas agar penerima surat peringatan tersebut dapat memahami pelanggaran yang dibuat serta berharap dapat merubah kesalahannya tersebut.
Pengeluaran surat peringatan karyawan juga harus memperhatikan SOP yang diberlakukan di tiap perusahaan. Selanjutnya, jika memang sudah terbukti dan benar melakukan pelanggaran haruslah mengambil tindakan cepat berupa peringatan yaitu SP. Perhatikan struktur penulisan SP yang tepat serta isi dari SP harus jelas dan tidak terkesan berbelit-belit. Anda dapat menjatuhkan sanksi berupa apapun sesuai dengan aturan perusahaan jika seorang karyawan terbukti melakukan pelanggaran. Langkah terakhir adalah penandatangan oleh pimpinan atau atasan perusahaan tersebut.
