Bagi siapa saja yang bekerja di sebuah perusahaan, dinas pemerintahan, khususnya pada bagian kesekretariatan pasti sering mendengar kata notulen. Nah, apa itu notulen? Definisi sederhana dari notulen adalah sebuah catatan singkat mengenai hasil dari sebuah rapat yang telah dilakukan. Sebenarnya tidak hanya rapat saja yang memerlukan sebuah notulen namun ada kegiatan seperti diskusi, seminar, dan kegiatan pertemuan-pertemuan lainnya yang menggunakan notulen ini.
Notulen ini merupakan hal wajib yang harus ada pada setiap pertemuan yang resmi, sebab fungsi notulen pada umumnya digunakan untuk bahan evaluasi pertemuan-pertemuan selanjutnya. Seseorang yang menulis sebuah notulen disebut dengan notulis. Pekerjaan seperti ini hampir mirip-mirip dengan pekerjaan seorang sekretaris karena berhubungan sekali dengan hal tulis menulis.
Kegiatan rapat, diskusi, seminar pastinya tidak hanya dilakukan oleh intansi perusahaan saja. Intansi pendidikan, pemerintahan, bahkan masyarakat pun membutuhkan sebuah notulen. Untuk membuat sebuah notulen ini tidak boleh sembarangan, ada cara-cara tersendiri agar notulen yang dihasilkan itu bagus dan layak. Bagi siapa saja yang awam tentang notulen tidak perlu khawatir tentang bagaimana cara membuat notulen yang benar. Pada artikel ini akan dijelaskan tentang contoh notulen rapat berbagai macam keperluan dan cara membuatnya.
Mengenal Pengertian Notulen
Sebelum notulen disahkan menjadi sebuah laporan dari hasil kegiatan acara, istilah yang digunakan untuk menyebut hal itu adalah notula. Secara pengertian sebenarnya sama yang membedakan keduanya hanyalah jika notulen itu sudah disahkan. Jadi, notula adalah catatan mengenai rapat yang sudah dijalankan baik itu seminar, diskusi, dan acara-acara lainnya. Apabila sebuah notula resmi disahkan dalam bentuk laporan khusus namanya berubah menjadin notulen.
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Jika ditarik dengan bahasa yang lebih gampang notula ini seperti sebuah hasil dokumentasi dan rekap dari hasil sebuah rapat. Sebuah notula atau notulen ini harus ditulis dengan sangat teliti, maka dari itu perlu seseorang yang lihai menulis sebuah notulen. Pekerjaan yang memiliki tugas untuk menulis dokumentasi ini bernama notulis.
Sebuah notulen harus ditulis dengan jelas, teliti, dan lengkap karena nantinya notulen dipergunakan sebagai sumber informasi dan dokumen yang otentik. Seorang notulis harus memiliki kemampuan menulis yang jelas, singkat, dan padat. Dalam menyusun sebuah notulen pada bagian awalnya harus disertakan judul, penyelenggara rapat, dan dimana rapat diselenggarakan. Berikut ini adalah hal yang perlu dicantumkan ada sebuah notulen rapat.
- Kop instansi atau organisasi
- Rincian kegiatan yang diadakan
- Isi kegiatan acara
- Tanda tangan seorang notulis
Berikutnya seorang notulis juga harus menulis daftar nama peserta rapat, jika mereka memiliki jabatan maka hal itu juga harus ditulis. Masuk ke dalam intinya yaitu seorang notulis harus menulis apa saja yang dibahas dalam rapat, mulai dari pembahasan rapat, keputusan apa saja yang diambil, dan yang terakhir adalah menulis kapan berakhirnya rapat tersebut. Pembuatan notulen ini haruslah runtut. Disamping penulisannya yang cukup ribet ternyata notulis memiliki fungsi yang bagus bagi sebuah perusahaan. Pada bagian selanjutnya akan dijelaskan mengenai fungsi-fungsi dari sebuah notulen.
Macam-Macam Fungsi dan Manfaat Sebuah Notulen
Berikut ini akan dijelaskan mengapa sebuah notulen itu penting untuk dibuat pada setiap rapat maupun acara-acara yang berhubungan dengannya. Mengapa notulen itu penting akan dirangkum dengan mengenalkan apa saja fungsi-fungsi notulen. Fungsi dari notulen cukup banyak, namun pada artikel ini akan dijelaskan 3 fungsi umum yang menjadi sebab alasan notulen itu penting untuk dibuat. Penjelasan tentang fungsi notulen adalah sebagai berikut :
-
Sebagai Sebuah Dokumentasi
Notulen berfungsi sebagai sebuah dokumentasi atas terselenggarakannya sebuah rapat. Notulen ini akan membantu peserta rapat mengetahui jalannya rapat dari awal sampai akhir. Selain itu, notulen juga dapat menginformasikan kepeda peserta tentang apa yang dibahas dan hasil keputusan yang telah dibuat dalam sebuah rapat. Sehinggan bisa disimpulkan jika notulen ini persis semacam sebuah alat dokumentasi. Dokumentasi dari notulen ini juga bisa dijadikan pegangan dan panduan bagi rapat-rapat selanjutnya.
-
Sebagai Paramater Keberhasilan
Bagian penting dalam sebuah notulen adalah kesimpulan yang diambil pada sebuah rapat. Di dalam kesimpulan tersebut apaka sudah tercapai tujuan-tujuan rapat yang diadakan, apakah rapat tersebut sudah mendapatkan hasil yang sesuai dengan tujuannya. Di sini peserta bisa mengetahui secara pasti informasi-informasi tersebut. Agar lebih bagus lagi sebuah notulen harus diisi dengan rapi, singkat, padat, jelas, dan lengkap.
-
Sebagai Tinjauan Hasil Rapat
Notulen akan bermanfaat bagi mereka yang tidak bisa mengikuti acara tersebut. Jadi, bagi mereka yang berhalangan tidak perlu khawatir ketinggalan informasi mengenai proses dan hasil rapat, karena semua sudah ditulis di dalam notulen dengan singkat, padat, lengkap, dan jelas. Bagi peserta yang berhalangan hadir akan mengetahui hasil keputusan rapat secara detail. Nah, apabila hasil rapat tersebut sebelumnya ingin dibahas kembali, maka peserta tinggal membuka notulen yang sudah ditulis sebelumnya.
Baca Juga :Â Â Â Â Contoh Copywriting untuk Berjualan Online yang Baik dan Benar
Bagaimana Cara Membuat Notulen
Akhirnya tibalah pada penjelasan bagaimana cara membuat notulen rapat yang baik dan benar. Pertanyaan seperti ini sangat wajar dipertanyakan oleh para penulis notulen pemula yang belum pernah menulisnya sebelum ini. Informasi yang tersimpan pada sebuah notulen haruslah bersifat penting karena hal yang perlu dicatat adalah kunci-kunci penting apa yang dibahas dalam sebuah rapat. Sehingga nantinya bagi seseorang atau peserta yang berhalangan hadir bisa mengetahui hal penting tentang hasil pembahasannya dari notulen. Adapun poin-poin penting yang harus ditulis untuk membuat notulen rapat adalah sebagai berikut.
-
Judul rapat atau acara
Wajib sekali untuk mengisi sebuah notulen sesuai dengan judul rapat atau acara yang diselenggarakan. Judul dari sebuah notulen bisa menggunakan nama rapat atau acara yang dilakukan sehingga seorang notulis harus menyertakan judul pada setiap notulen yang mereka kerjakan. Contoh dari judul notulen adalah seperti Notulen Rapat Koordinasi Percepatan Pembangunan di Kota Bandung.
-
Lokasi dan waktu pelaksanaan acara
Merupakan hal yang sangat penting untuk mencantumkan tempat diadakannya rapat tersebut, bisa jadi ada rapat yang diselenggarakan di tempat yang sama namun memiliki agenda yang berbeda. Selain itu, pencatatan waktu kapan dilaksanakannya rapat tersebut juga penting. Seorang notulis harus menuliskan durasi waktu berjalannya acara tersebut secara detail, apabila pada rapat tersebut terdapat jeda istirahat maupun waktu yang kurang efektif bisa juga dituliskan.
-
Peserta dan Pemimpin rapat
Peserta yang hadir pada sebuah rapat yang diselenggarakan juga bisa menjadi acuan bagi seorang notulis. Notulis harus mengisi daftar nama peserta yang hadir maupun yang tidak hadir dalam acara tersebut. Informasi yang terdapat pada notulen akan membantu bagi peserta yang tidak sempat hadir waktu itu. Tidak kalah pentingnya adalah pencantuman data pemimpin rapat karena ini berguna jika di dalam notulen terdapat kekurangan penulisan yang dilakukan notulis, notulen bisa direvisi oleh pemimpin rapat.
-
Acara rapat
Selanjutnya adalah penulisan mengenai agenda apa saja yang dilakukan pada saat acara tersebut terselenggara. Acara kegiatan tersebut haruslah dicatat dengan detail bagi seorang notulis mengingat pentingnya detail waktu rapat karena bisa dijadikan bahan evaluasi pada rapat selanjutnya bilamana terdapat acara yang berlangsung tidak sesuai ekspektasi. Selain itu, acara rapat juga merupakan sumber informasi bagi para peserta rapat.
Baca Juga :Â Â Contoh Penutup Makalah dan Cara Membuatnya dengan Mudah dan Cepat
Contoh-Contoh Template Notulen Berbagai Acara
Agar mempermudah pembaca yang ingin menulis sebuah notulen yang baik dan benar pada acara yang mereka selanggarakan, berikut ini akan dijelaskan mengenai contoh tempplate dari sebuah notulen dari berbagai instansi yang bisa dijadikan sebagai rujukan.
-
Contoh Notulen Rapat Sekolah
Sekolah Menengah Kejuruan Telkom Malang
Hari : Selasa
Tanggal : 13 Februari 2020
Waktu : 09.00 WIB – 11.00 WIB
Hal : Pelaksanaan Ujian Tengah Semester
Tempat : Ruang Aula SMK Telkom Malang
Susunan Acara
Pembukaan : dibuka moderator dengan membaca doa
Sambutan: Kepala SMK Telkom Malang
Pembahasan Masalah : Pelaksanaan Ujian Tengah Semester
Penutup : moderator
Pokok Pembahasan
Teknis pelaksanaan Ujian Tengah Semester dan kisi-kisi Ujian Tengah Semester
Isi Rapat
• Ujian Tengah Semester dilaksanakan bulan Maret 2020
• Seluruh mata pelajaran diujikan menggunakan aplikasi CBT sekolah
• Guru menyerahkan soal ke proktor paling lambat 31 Maret 2020
• Tim penyusun soal menyerahkan soal pada bentuk file
Penutup
• Rapat ditutup oleh moderator
Notulis
Tegar Bayu Laksmana -
Contoh Notulen Rapat Kantor
PT Cloud Hosting Indonesia
Jl. Mampang Prapatan 15, Jakarta
Hari : Rabu
Tanggal : 6 Agustus 2020
Waktu : 12.30 WIB – 14.00 WIB
Hal : Efisiensi Pengeluaran Perusahaan Semasa Pandemi
Tempat : Ruang Rapat Bersama
Susunan Acara
Pembukaan : dibuka moderator
Sambutan: CEO PT Cloud Hosting Indonesia
Pembahasan Masalah : Efisiensi Pengeluaran Perusahaan Semasa Pandemi
Penutup : moderator
Pokok Pembahasan
• Langkah Efisiensi Pengeluaran Perusahaan Semasa Pandemi
• Alternatif alokasi pengeluaran
Isi Rapat
• Efisiensi perusahaan dilakukan dengan menerapkan WFH
• Karyawan tetap mendapatkan gaji sutuh tanpa pengurangan
• Pekerjaan dilakukan secara online pada waktu kerja seperti biasa
• Tim marketing melakukan sosialiasi online
Penutup
• Rapat ditutup oleh moderator
Notulis
Luluk
Baca Juga :Â Â Â Website Download Template Presentasi (PPT) GRATIS dan Terbaik
Kesimpulan dan Penutup
Itulah tadi penjelasan mengenai cara membuat notula atau notulen serta contoh template yang bisa digunakan. Banyak sekali fungsi notulen bagi sebuah rapat yang diadakan apalagi rapat tersebut dilaksnakan oleh instansi-instansi seperti pemerinatahan, perusahaan, sekolah, dan lain-lain. Sebab pembuatan ntoulen sendiri memiliki cara-cara khsusus agar menghasilkan notulen yang singkat, padat, dan jelas.
Cara membuat notulen bagi pengguna awam tidaklah begitu sulit, apabila sudah mengetahui susunan nya secara jelas. Membuat sebuah notulen sangatlah mudah mengingat membuat notulen sangatlah penting karena fungsinya sangat membantu sekali dalam merangkum isi rapat keseluruhan dan terlaksananya acara berikutnya. Demikianlah artikel mengenai contoh notulen rapat berbagai keperluan dan cara membuatnya.
