Contoh Surat Penawaran Barang yang Baik dan Benar

Anda yang sudah familiar dengan mengurus usaha dan berbagai transaksi bisnisnya pasti sudah pernah melakukan penawaran barang. Biasanya, aktivitas ini menggunakan surat yang ditujukan kepada calon pembeli yang potensial bagi perusahaan. Berikut adalah contoh surat penawaran barang yang mungkin dapat membantu Anda

Walaupun saat ini sudah tersedia berbagai sarana komunikasi yang lebih canggih dan cepat, surat masih banyak digunakan oleh pemilik bisnis. Hal ini karena sifatnya yang resmi, sehingga dapat menunjukkan itikad baik dan profesionalitas Anda sebagai pengirim surat. 

Surat penawaran biasanya dikirimkan untuk keperluan jual beli. Sehingga pengirimnya seringkali merupakan marketing manager atau orang yang bertugas mengurus strategi pemasaran di perusahaan tersebut. Surat penawaran juga dapat menjadi salah satu sarana promosi untuk menggaet konsumen dan meningkatkan penjualan dalam jumlah besar. 

Bagaimana cara membuat surat penawaran? Dalam artikel ini, Anda akan memahami contoh surat penawaran barang yang baik dan benar, beserta fungsi dan format penulisannya. 

Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Kerjasama yang Baik dan Benar

Apa Itu Surat Penawaran Barang?

Surat penawaran barang merupakan pesan tertulis yang berfungsi sebagai jembatan komunikasi dua pihak dalam menjalankan kerjasama di bidang jual beli. Surat penawaran biasanya dibuat oleh marketing manager atau orang yang bertugas mengurus pemasaran di perusahaan tersebut. 

Hal ini karena surat penawaran merupakan salah satu cara promosi untuk meningkatkan penjualan. Surat penawaran berisi penjelasan rinci dari barang yang ditawarkan, serta keunggulan barang tersebut agar calon konsumen tertarik membelinya. 

Namun, terkadang calon konsumen bertanya lebih dahulu soal produk, baru kemudian penjual mengirimkan surat penawaran untuk menjawab permintaan tersebut. Surat penawaran bersifat resmi, karena itu biasanya dilengkapi dengan nomor surat yang lengkap. 

Fungsi Surat Penawaran

Setelah memahami apa itu surat penawaran barang, Anda tentunya mengetahui fungsi utamanya adalah menawarkan kerjasama dengan pihak lain dalam hal jual beli. Ternyata surat ini juga punya beberapa fungsi lainnya, lho. Apa saja fungsi tersebut? Ini penjelasan lengkapnya. 

1. Sebagai sarana promosi untuk meningkatkan penjualan dan menggaet konsumen
2. Sebagai penunjuk informasi seputar produk yang dapat dipelajari oleh pihak calon konsumen
3. Untuk menjangkau calon pembeli yang potensial dan biasanya membeli barang dalam jumlah besar
4. Membangun brand dengan cara memperkenalkan produk ke pihak lain
5. Untuk menjaga hubungan baik dengan konsumen
6. Memperluas jangkauan bisnis 

Baca Juga: Cara Membuat Surat Keterangan Waris : Pengertian, Fungsi, dan Syaratnya

Komponen Surat Penawaran

Surat penawaran adalah surat resmi yang biasanya digunakan oleh dua instansi untuk meningkatkan penjualan. Surat ini seringkali dikirim oleh marketing manager kepada perusahaan lain yang sekiranya potensial dan membutuhkan produk dari perusahaan pengirim. Karena itu, melakukan riset terlebih dahulu sangatlah penting.

Dengan memahami calon konsumen, Anda tentunya akan lebih mudah membuat penawaran yang bagus. Namun, mengetahui komponen surat penawaran barang juga tak kalah penting. Apa saja yang kira-kira harus diperhatikan dalam membuatnya?

Pembuka Surat

Karena merupakan surat resmi, hendaknya sertakanlah pembuka berupa kop dan kepala surat yang lengkap. Informasi ini memuat logo, nama, kontak, dan alamat lengkap perusahaan. Selain itu, cantumkan juga nama penerima, nomor surat, lampiran, dan perihal. 

Sebagai paragraf awal, perkenalkan perusahaan Anda dalam sat penawaran barang. Sampaikan alasan dan tujuan yang jelas mengapa Anda mengirimkan surat tersebut. 

Isi Surat

Inti dari surat yang Anda tulis adalah bagian ini. Contoh surat penawaran barang yang baik dan benar harus memuat informasi mengenai jenis barang yang ditawarkan pada calon konsumen. Anda bisa menjelaskannya secara ringkas dalam paragraf, lalu kemudian disusul dengan detail yang lebih lengkap pada brosur lampiran.

Akan lebih baik jika informasi detail ini juga memuat harga dan jumlah stok yang Anda miliki. Dengan begitu, pembeli dapat mengira-ngira jumlah pembelian mereka. Gunakanlah bahasa yang persuasif untuk menarik minat calon konsumen tersebut.

Selain itu, Anda juga bisa menambahkan promo berupa harga khusus untuk pembelian dalam jumlah tertentu. Anda juga dapat menyediakan layanan pengiriman bebas ongkir untuk penerima surat. 

Penutup Surat

Contoh surat penawaran barang yang baik dan benar adalah mencantumkan kontak berupa nomor telepon dan email di akhir surat. Kontak ini berguna jika pembeli ingin menghubungi Anda untuk bertanya lebih lanjut soal produk yang ditawarkan, atau ketika mereka hendak melakukan pembelian. 

Selain itu, sertakan juga informasi mengenai metode pembayaran yang Anda terima untuk transaksi. Sedikit tips bagi Anda, metode pembayaran yang beragam dan fleksibel akan memudahkan pembeli dan membuat mereka tertarik dengan produk Anda, lho. 

Contoh Surat Penawaran Barang

Setelah mengetahui pengertian, fungsi, dan komponen surat penawaran barang Anda mungkin ingin melihat contohnya agar lebih mudah dalam membuatnya. Berikut adalah contoh surat penawaran barang yang dapat Anda jadikan referensi. 

Baca Juga: Contoh Proposal Usaha, Simak Tips dan Panduan Dalam Membuatnya

1. Contoh Surat Penawaran Barang Furniture

 

PT Cahaya Terang Indonesia

Ruko Sinar Pagi, Jl. Matahari No. 19

Jawa Barat

Bandung, 3 Juni 2022

Nomor : 10/PLJ/III/2022

Hal : Penawaran Barang

Lampiran : 1 lembar brosur

 

Kepada

Direktur PT Semangat Muda

Jl. Pahlawan No. 90, Bandung.

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami ingin memperkenalkan diri dari perusahaan PT Cahaya Terang Indonesia yang bergerak di bidang distributor perabotan. 

Dari informasi yang kami peroleh, PT Semangat Muda merupakan perusahaan teknologi yang sedang berkembang dan akan membuka beberapa cabang di Bandung. 

Sehubungan dengan itu, kami ingin menawarkan produk berupa berbagai furniture untuk mendukung operasional PT Semangat Muda. Dalam surat ini, kami melampirkan daftar produk kami harganya sebagai pertimbangan Anda. 

Jika perusahaan Anda tertarik untuk mengetahui lebih jauh tentang produk yang kami tawarkan, Anda dapat menghubungi kami di nomor telepon 0813-1234-5678.

Kami juga menyediakan layanan pengiriman produk yang bebas ongkis kirim. Jika membeli dalam jumlah tertentu, kami juga akan memberikan harga khusus untuk Anda. 

Harapan kami, kerjasama yang saling menguntungkan dapat terjalin antara kedua perusahaan. Untuk informasi lebih lanjut, kami siap untuk menyampaikan presentasi yang lebih lengkap. 

Atas perhatian dan kerjasama Anda, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami, 

PT Cahaya Terang Indonesia

 

Budi Irawan

Marketing Manager

 

2. Contoh Surat Penawaran Barang Fashion

 

No : 12/PKU/SPB/04/2022

Tanggal : 3 Juni 2022

Hal : Surat Penawaran Produk Pakaian

Lampiran : 1 Berkas

 

Kepada Yth.

Direktur PT Maju Abadi

Di tempat

Dengan hormat,

Perkenalkan kami dari Mode Indonesia adalah perusahaan yang bergerak di bidang konveksi. Dari informasi yang kami peroleh, PT Maju Abadi adalah perusahaan yang bergerak di bidang fashion dan sedang mencari konveksi untuk memenuhi keperluan produksi untuk berbagai produk. 

Melalui surat ini, kami ingin menawarkan kerjasama sebagai konveksi untuk produk-produk dari PT Maju Abadi. Sejauh ini, kami melayani pengiriman ke seluruh Indonesia dan menerima request pembuatan berbagai jenis pakaian.

Jika perusahaan Anda berminat untuk mengetahui informasi lebih lanjut, dapat menghubungi kami di nomor telepon 0761-888899. Atas perhatian dan kerjasama Anda, kami mengucapkan terima kasih. 

 

Hormat kami,

Konveksi Mode Indonesia

 

Mira Samantha

Marketing Manager

Baca Juga: Contoh Surat Tugas : Fungsi, Manfaat dan Prosedur Lengkapnya

Penutup

Begitulah cara membuat surat penawaran barang yang baik dan benar. Semoga contoh-contoh yang kami berikan dapat memudahkan Anda dalam membuat surat penawaran untuk keperluan bisnis Anda, ya. 

Surat ini memang merupakan sarana promosi yang cukup ampuh untuk strategi B2B. Namun, Anda sebaiknya juga memaksimalkan sarana promosi lainnya seperti website resmi perusahaan. 

Untuk website resmi tersebut, Anda tentunya butuh layanan hosting yang handal dan berspesifikasi tinggi seperti Bare Metal dari IDCloudHost. Selain powerful, sistem pembayarannya yang fleksibel juga dapat meningkatkan efisiensi biaya IT untuk bisnis Anda. Selamat mencoba!