Apa Itu Event Organizer? Kenal Pengertian dan Cara Kerjanya

Baik itu untuk acara pribadi atau profesional, jika Anda ingin merencanakan acara atau event, Anda bisa menggunakan jasa profesional yakni event organizer atau EO. Ini adalah cara cepat, mudah dan praktis untuk menyelenggarakan sebuah acara jika Anda tidak mempunyai waktu.

Lalu apa peran seorang event organizer? Sederhananya, event organizer adalah orang yang bertanggung jawab atas jalannya suatu peristiwa dari awal hingga akhir. Individu atau tim yang akan memastikan rencana tersebut diuraikan dalam detail mikroskopis dimana bahwa setiap elemen dari perencanaan sesuai pada tempatnya.

Selain itu tentu saja seorang event organizer harus memastikan bahwa segala sesuatu terjadi sebagaimana mestinya pada hari itu untuk memastikan keberhasilannya termasuk dalam tepat waktu dan sesuai anggaran. Ketahui lebih lanjut mengenai apa itu event organizer di bawah ini.

Kenali Pengertian Apa Itu Event Organizer

Penyelenggara acara atau event organizer bertanggung jawab untuk merencanakan, mengelola, dan mengatur acara sensasional dengan cara yang paling efisien dan hemat biaya. Deskripsi pekerjaannya termasuk mencakup pencarian audiens target di pasar dan menemukan di mana acara tersebut bisa diselenggarakan.

Umumnya event organizer dipekerjakan oleh perusahaan manajemen acara dan bekerja dengan berbagai klien di sektor publik, swasta, dan nirlaba. Seorang event organizer berkomunikasi dengan klien untuk mengetahui kebutuhan spesifik mereka dan memberikan acara terbaik, termasuk karir, pendidikan, teknologi, dan pameran dagang termasuk juga di festival film, musik, seni, dan budaya dan pameran.

Acara lain yang termasuk dalam deskripsi pekerjaan seorang event organizer termasuk peluncuran produk, pertunjukan, peragaan busana, acara musik, launching promosi produk, seminar bisnis atau pendidikan hingga acara penggalangan dana amal.

Sebagai industri yang kompetitif, penyampaian hasil yang konsisten dan keunggulan kinerja penyelenggara acara membuat tim event organizer di nilai oleh para klien mereka. Jika Anda tertarik, prospek karir untuk pekerjaan ini termasuk bekerja sebagai pekerja lepas hingga mendirikan perusahaan manajemen acara selain bekerja untuk sebuah perusahaan yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan event profesional.

Cara Kerja Event Organizer

Apa Itu Event Organizer? Kenal Pengertian dan Cara Kerjanya

Tim penyelenggara acara terbaik akan membuat pekerjaan terlihat mudah dan cepat. Meski ini memanglah bukan hal yang mudah, hal-hal yang akan dilakukan oleh penyelenggara acara yang baik di belakang layar punya cakupan yang luas dan sangat penting bahwa orang yang bertanggung jawab berpikiran terbuka, fleksibel, dan fokus pada pekerjaan yang ada.

Meskipun elemen dasar dari pengorganisasian acara mungkin serupa, setiap proyek adalah unik dan memiliki persyaratan masing-masing. Jadi untuk membuat acara hari itu yang terbaik, penyelenggara acara yang baik akan mengeksplorasi setiap opsi yang memungkinkan untuk membuatnya berjalan dengan baik dan menyesuaikan praktik kerja mereka.

Sejak awal, penyelenggara acara yang baik akan mulai dengan mengenal Anda sebagai klien dan meluangkan waktu untuk memahami apa yang penting bagi Anda tentang acara Anda. Pertemuan dengan klien menjadi sangat penting karena ini adalah pertemuan membahas apa saja yang sekiranya diperlukan untuk acara yang hendak di gelar.

Pembahasan ini termasuk persyaratan khusus seperti lokasi, anggaran, dan banyak hal lain yang akan terungkap seiring klien dan event organizer berdiskusi. Dari hasil pembicaraan ini, maka penyelenggara acara kemudian akan membuat proposal terperinci dengan banyak ide yang memenuhi tujuan spesifik Anda dan dapat dicapai sesuai anggaran Anda.

Setelah rencana disetujui, maka langkah selanjutnya adalah bagaimana mengubah konsep yang sudah disepakati menjadi kenyataan. Penyelenggara acara akan memetakan rencana, mengamankan tempat dan memperkuat program, membuat Anda terus diperbarui secara berkala tentang apa yang terjadi selama proses berlangsung. Disamping itu, penyelenggara acara juga akan mempertimbangkan hal-hal seperti persyaratan kesehatan dan keselamatan, pengarahan pemasok, pengaturan tamu, dll. Apabila klein mempunyai suatu permintaan khusus, maka akses akses tempat dan logistik perjalanan akan dikelola dengan hati-hati.

Daftar Pekerjaan dan Tugas Seorang Event Organizer

Penyelenggara acara melakukan berbagai hal mengikuti kebutuhan klien dan tugas yang diberikan kepada mereka oleh manajemen, namun umumnya mereka melakukan sebagian atau semua tugas dan tanggung jawab yang ditunjukkan dalam contoh uraian tugas di bawah in i:

Berkomunikasi dengan klien untuk memahami keinginan, kebutuhan, dan permintaan khusus mereka untuk acara tersebut
Merencanakan dan mengatur acara dari konsep hingga selesai sesuai dengan preferensi klien
Membuat anggaran yang sesuai dengan kebutuhan klien dan pertahankan
Pilih lokasi atau tempat yang paling sesuai pesan, persiapkan, dan atur untuk acara
Merancang tata letak dan agenda acara, membuat panduan acara, tiket, pamflet, dan aktivitas pemasaran lainnya untuk mempromosikan acara secara tradisional atau digital dengan bantuan profesional PR atau eksekutif pemasaran
Mengatur staf, tamu untuk penampilan khusus, MC, pembawa acara, atau yang cocok untuk acara tersebut
Mengawasi kegiatan dan memastikan detail ditangani sesuai rencana
Siap sedia mengatasi setiap perselisihan yang mungkin timbul, dan tetap berada di lokasi setelah acara selesai dengan tepat
Bernegosiasi dan kontrak dengan vendor seperti fotografer, toko bunga, katering, layanan teknis dan transportasi untuk berbagai barang dan layanan seperti keamanan, pencahayaan, peralatan suara, pajangan, panggung, parkir, makanan dan minuman, dan item penting lainnya untuk memastikan keberhasilan acara

Skill yang Harus Dikuasai Untuk Menjadi Event Organizer

Dasarnya, penyelenggara acara bertanggung jawab untuk merencanakan dan melaksanakan berbagai acara, mulai dari pernikahan hingga konferensi perusahaan. Selain itu, tim EO bekerja sama dengan klien untuk menentukan kebutuhan dan keinginan mereka, kemudian merencanakan rincian setiap acara yang sesuai. Jika Anda tertarik ingin menjadi bagian tim EO, simak skill yang harus Anda kuasai :

Kemampuan berkomunikasi

Tim EO berkomunikasi dengan berbagai orang selama proses perencanaan, termasuk klien, vendor, pemasok, dan penyelenggara acara lainnya. Keterampilan komunikasi yang efektif dapat membantu Anda menyampaikan pesan dengan jelas dan ringkas serta memastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam proses perencanaan memahami peran mereka dan peran orang lain.
Memahami ilmu pemasaran

Pemasaran adalah proses mempromosikan produk atau layanan. Sebagai penyelenggara acara, pemasaran adalah keterampilan yang penting untuk dimiliki karena dapat membantu Anda menarik lebih banyak pelanggan dan meningkatkan pendapatan Anda. Anda dapat menggunakan pemasaran untuk mempromosikan acara Anda, termasuk dengan membuat iklan, menulis posting media sosial, dan membuat situs web.
Manajemen waktu

Penyelenggara acara seringkali harus mengelola banyak tugas sekaligus, jadi manajemen waktu adalah keterampilan penting untuk karier ini. Anda mungkin bertanggung jawab untuk merencanakan dan melaksanakan suatu acara, jadi Anda harus dapat mengatur waktu Anda secara efektif untuk menyelesaikan semua tugas Anda. Anda mungkin juga bertanggung jawab untuk mengatur waktu tim Anda, jadi Anda harus bisa mendelegasikan tugas dan memastikan bahwa semua orang bekerja secara efisien.

Kesimpulan dan Penutup

Bagian dari menjadi seorang penyelenggara acara yang profesional adalah datang sebelum semua orang dan memastikan semuanya yang dibutuhkan sudah siap. Kemudian event organizer akan melakukan briefing akhir dengan semua yang terlibat seperti kru, katering dan yang terkait lainnya.

Anggota tim event organizer akan mengawasi kelancaran seluruh acara dan dengan tenang menangani setiap masalah yang muncul dengan cara yang profesional. Mereka akan memastikan bahwa setelah tamu Anda pergi bahwa klien senang, bahwa semuanya beres dan bahwa tempat dan semua orang lain yang terlibat pada hari itu menikmati acara.