Bisnis bisa berjalan karena adanya proses yang membuat bisnis tersebut dapat beroperasi. Karena itu dibutuhkan bantuan Business Process Management (BPM) yang dalam Bahasa Indonesia disebut manajemen proses bisnis. Ini adalah disiplin yang khusus yang akan membantu bisnis berjalan.
Disiplin ini sendiri menggunakan berbagai metode untuk menemukan, memodelkan, menganalisis, mengukur, meningkatkan, dan mengoptimalkan proses bisnis. Proses bisnis mengkoordinasikan perilaku orang, sistem, informasi, dan hal-hal untuk menghasilkan hasil bisnis dalam mendukung strategi bisnis.
Semua proses dapat terstruktur dan berulang, atau tidak terstruktur dan bervariasi yang meskipun tidak diperlukan, teknologi sering digunakan dengan BPM. Jadi bisa dikatakan kalau BPM adalah kunci untuk menyelaraskan investasi TI/OT dengan strategi bisnis modern saat ini.
Mari simak artikel singkat dibawah ini yang menjelasan kiat dan strategi yang bisa diandalkan dari menerapkan Business Process Management (BPM) pada bisnis atau perusahaan Anda.
Bagaimana dan Manfaat Process Management Dalam Mempermudah Operasional Bisnis/Perusahaan
Seperti yang diketahui bahwa Process Management adalah pemanfaatan sumber daya yang tersedia secara efektif termasuk kekuatan karyawan yang ada pada perusahaan itu sendiri. Pemanfaatan ini juga termasuk dalam alat seperti program perangkat lunak, investasi perangkat keras, dan strategi yang telah terbukti untuk memastikan kepuasan pelanggan yang maksimal.
Bagi bisnis yang menggunakan bantuan perangkat atau aplikasi khusus, perangkat lunak BPM biasanya lebih sering mengacu pada perangkat lunak otomatisasi alur kerja atau proses alur kerja yang menggunakan departemen yang berbeda di perusahaan untuk tetap terhubung. Dengan menghilangkan kesenjangan komunikasi, Anda dapat meningkatkan produktivitas yang mengarah ke pelanggan yang puas dan meningkatkan moral karyawan.
Baca Juga :   Go-To-Marketing Strategy : Pengertian dan Komponen yang Membetuknya
5 Tahap dan Langkah Untuk Menerapkan Business Process Management
Secara singkat, Process Management mengacu pada semua praktik yang terkait dengan menyelaraskan proses bisnis dengan tujuan strategis bisnis dan perusahaan. Ini termasuk dalam proses merancang dan menerapkan proses baru, mengukur proses, dan melatih dan mengatur manajer untuk mengelola proses secara efektif. Ada lima tahap kunci dalam siklus menjalankan metode ini yang bisa membantu Anda, yaitu :
-
Menganalisa
Tahap analisis merupakan pra-langkah penting sebelum proses manajemen dimulai. Pada tahap ini, bisnis harus mengidentifikasi proses manajemen bisnisnya dan menganalisis apa yang ingin ditingkatkan. Mengkompilasi data pada setiap metrik kinerja memberikan indikasi kuat tentang proses-proses yang paling tidak efisien.
Analis bisnis dapat menggunakan pendekatan kualitatif dan kuantitatif untuk mengumpulkan data ini. Ini mungkin termasuk analisis nilai tambah untuk mengukur kontribusi setiap proses terhadap bisnis atau pemodelan sebab dan akibat untuk mengidentifikasi efisiensi. -
Merancang/Memodelkan
Selama tahap berikutnya, proses saat ini dirancang yang tujuannya adalah untuk membuat urutan langkah logis yang secara visual mendokumentasikan proses ujung ke ujung. Lalu semua langkah-langkah ini didokumentasikan, Anda dapat menambahkan informasi tambahan, seperti waktu dan durasi tugas, tempat terjadinya, siapa yang terlibat, dan bagaimana informasi mengalir melalui proses.
Setelah proses dipetakan sepenuhnya, pengguna akhir harus meninjaunya untuk memastikan keakuratannya dan memeriksa bahwa perbaikan yang diusulkan dalam status perencanaan cenderung memberikan nilai. -
Menerapkan
Pada tahap implementasi atau eksekusi, status perencanaan diadopsi ke dalam bisnis. Di tahap ini mungkin memerlukan penambahan teknologi, pembaruan prosedural, atau perubahan pada sumber daya, pelatihan, atau manajemen proyek.
Jika memungkinkan, masuk akal untuk menguji coba proses produk yang masih dalam tahap prototipe pada kelompok kecil untuk memantau dampaknya dan mengatasi masalah jika benar terjadi. -
Pemantauan
Selama tahap pemantauan, proses prototipe dibiarkan berjalan dengan bebas saat Anda mengumpulkan data tentang kinerjanya. Kumpulkan informasi tentang apakah proses yang dirancang ulang itu efektif dan apakah perbaikan yang diharapkan terlihat, sehingga mencapai tujuan bisnis.
Membandingkan metrik yang relevan dengan data dasar dari keadaan sebagaimana adanya harus menentukan apakah ada pengembalian yang berharga atas investasinya. Data kinerja juga dapat menginformasikan keputusan tentang langkah apa yang harus diambil selanjutnya terkait manajemen alur kerja. -
Mengoptimalkan
Pada tahap terakhir ini, Anda akan terus menyempurnakan proses berdasarkan informasi yang dikumpulkan dalam tahap pemantauan dan seiring dengan perubahan bisnis dari waktu ke waktu. Anda dapat memperkenalkan otomatisasi proses untuk mengurangi jumlah tugas manual yang berulang.
Terkadang ketika bisnis tumbuh atau lingkungan eksternalnya berubah secara signifikan juga dimana proses menjadi kurang optimal atau terlalu rumit, menghasilkan organisasi yang kurang efisien. Dalam kasus ini, mungkin ada baiknya membuat proses yang sama sekali baru untuk mendukung perubahan yang juga dikenal sebagai proses rekayasa ulang.
Baca Juga :  Remarketing : Pengertian dan Cara Kerjanya bagi Bisnis
Strategi dan Kiat Menerapkan Process Management Bagi Bisnis/Perusahaan
Dasarnya, Process Management menawarkan metodologi tradisional untuk menanamkan dan meningkatkan proses bisnis Anda. Tetapi, saat ini ada banyak alat dan pendekatan yang membuatnya lebih praktis dan efisien. Berikut beberapa strategi singkat yang bisa Anda coba.
-
Membangun budaya untuk menjadi lebih baik
Berbicara tentang perubahan lebih lanjut, penting untuk menciptakan budaya yang selalu siap menjadi lebih baik berkelanjutan dalam organisasi.
-
Optimalisasi sebelum otomatisasi
Mungkin jalan yang tercepat adalah otomatisasi sebagai jalur cepat untuk meningkatkan manajemen proses Anda. Otomatisasi tugas administratif yang berulang membebaskan karyawan untuk fokus pada tugas yang menambah nilai nyata bagi bisnis.
Namun, penting untuk mengoptimalkan proses sebelum Anda mengotomatiskannya. Tanpa meluangkan waktu untuk meninjau dan meningkatkan proses, otomatisasi hanya membuat proses yang sama atau tidak sempurna berjalan lebih cepat. -
Lebih menghargai nilai kinerja
Jika memungkinkan, fokuslah pada peningkatan proses yang ada daripada membangun yang baru. Titik perbaikan menjadi proses yang sangat penting untuk mendorong peningkatan kinerja, bukan untuk mencapai proses sempurna.
Fokus pada hasil yang diinginkan saat mengatur dan mengurutkan pekerjaan daripada tugas itu sendiri. Membuat perubahan yang lebih kecil dan memantau efeknya berarti meningkatkan nilai lebih cepat. Terkadang penundaan yang terlibat dalam menciptakan proses baru yang radikal dapat mengurangi nilai potensial.
Baca Juga :   Product-Led-Growth : Pengertian, Manfaat dan Matrik yang Digunakan
Kesimpulan dan Penutup
Singkatnya, Process Management adalah metode analitis yang mencakup metode, alat bisnis, keahlian, atau metode spesifik apa pun yang digunakan untuk mengontrol proses fungsi bisnis tertentu dalam lingkungan bisnis. Seperti metode apa pun dalam bisnis, tentu saja BPM juga memiliki kelebihan dan kekurangan tersendiri.
Adapuan Process Management sangat umum digunakan dalam dunia bisnis karena memungkinkan pemilik dan karyawan bisnis untuk memastikan bahwa metode terbaik sedang digunakan. Misalnya, manajemen proses dapat digunakan untuk memproduksi bagian mesin, untuk memastikan bahwa semuanya dilakukan pada waktu terbaik dan dengan cara seefisien mungkin untuk memangkas biaya dan meningkatkan produktivitas tanpa mengorbankan kualitas.
Sedangkan keuntungan dari manajemen proses adalah membantu meningkatkan produktivitas dan keuntungan. Namun seperti dua sisi mata uang, ada kelemahannya lagi yang adalah membutuhkan banyak uang dan sangat banyak waktu dan tenaga untuk dapat diterapkan.
