Event adalah salah satu cara pemasaran yang dapat mempromosikan produk Anda dan sekaligus menciptakan brand image bisnis yang baik. Namun, dengan kemajuan teknologi dan informasi maka saat ini saat mungkin bagi Anda untuk membuat virtual event. Jenis event yang satu ini akan memberikan kemudahan bagi Anda sehingga tidak perlu lagi mengumpulkan banyak orang, memikirkan lokasi event, dan bahkan mendapatkan jangkauan yang banyak.
Dalam implementasinya, memunculkan engagement yang tinggi bukanlah hal yang mudah dalam membuat event. Anda juga harus menentukan segmen penonton yang sesuai dengan tema. Oleh karena itu, pada artikel kali ini kami akan menjelaskan mengenai virtual event dan tips yang bisa Anda lakukan untuk mensukseskan kampanye virtual event. Dengan demikian, simak artikel berikut ini untuk pemahaman yang lebih baik, ya!
Apa Itu Virtual Event?
Virtual event adalah pertemuan terorganisir yang memungkinkan sekelompok orang untuk berkomunikasi, berbagi ide, dan menikmati pengalaman bersama secara online dan tidak melakukan pertemuan secara langsung. Contoh virtual event yang mungkin paling Anda sering temui adalah webinar online atau ketika melihat sosial media Anda melihat ada aktivitas live video streaming.
Untuk melakukan acara virtual, Anda tidak memerlukan peralatan khusus. Lebih lanjut, Anda hanya menggunakan alat konferensi video atau platform media sosial sehingga acara virtual pun dapat berlangsung. Meskipun terlihat mudah, namun tetap saja Anda harus mampu menentukan tema yang sesuai, interaksi yang dibangun, dan kualitas even itu sendiri sehingga tetap menjaga koneksi meskipun acara tersebut diadakan secara online.
Manfaat Virtual Event
Adanya acara virtual memberikan banyak kemudahan dalam strategi pemasaran suatu bisnis. Adapun manfaat tersebut adalah sebagai berikut:
 Efisiensi biaya pemasaran
Biasanya untuk memproduksi sebuah event langsung, maka akan banyak biaya yang harus keluar. Misalnya Anda harus menyewa tempat, makanan, dan sebagainya yang bahkan dapat menghabiskan jutaan rupiah. Tidak hanya itu, Anda juga membutuhkan pekerja yang lebih banyak untuk meng-handle berbagai aktivitas secara langsung.
Adapun virtual event akan memberikan efisiensi biaya yang lebih murah. Biaya-biaya yang di atas akan menjadi hilang karena Anda tidak memerlukannya. Namun, Anda hanya perlu biaya internet, pembicara, dan biaya dukungan lainnya. Jika dilakukan perbandingan, maka terlihat jelas bahwa acara virtual menghemat budget pemasaran yang jauh lebih efisien.
Jangkauan yang lebih luas
Adanya pemanfaat teknologi pada virtual event maka membuat jenis pemasaran ini bisa menjangkau lebih banyak penonton. Hal ini terjadi karena tidak adanya batasan sehingga baik berbeda negara sekalipun, maka sangat mungkin untuk terlibat dalam acara virtual.
Jika menyelenggarakan event langsung maka gedung bisa menampung 1.000 orang maka event virtual bahkan bisa diakses jutaan orang sehingga akan berdampak besar kepada brand awareness yang lebih luas.
Penghematan waktu
Mengadakan acara secara langsung akan memakan waktu yang lama. Anda akan banyak terlibat koordinasi hingga acara tersebut terlaksana. Namun, hal ini akan berbeda dengan acara virtual karena Anda hanya perlu menentukan waktu acara tersebut tanpa harus terlibat koordinasi yang banyak. Lebih lanjut, penghematan waktu ini akan menjadi investasi bagi bisnis Anda untuk melakukan hal yang lainnya.
Produksi yang Mudah
Selain lokasi dan finansial, maka virtual event juga memudahkan dalam mendapatkan pembicara. Acara virtual memungkinkan mendatangkan pembicara yang berbeda geografis namun tetap bisa merepresentasikan suatu ide dengan baik. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa virtual event dapat menunjang dalam produksi event yang lebih mudah.
Jenis-jenis Virtual Event
Ada beberapa opsi yang bisa Anda lakukan ketika memproduksi acara virtual. Oleh karena itu, adapun jenis-jenis virtual event adalah sebagai berikut:
Webinar dan seminar virtual
Webinar adalah presentasi video online dengan interaksi audiens yang terbatas dan membutuhkan instruktur, peserta, dan metode komunikasi. Meskipun webinar biasanya merupakan presentasi singkat, seminar virtual seringkali menyerupai lokakarya kelas. Seminar virtual adalah alat pengajaran yang efektif dan terjangkau pada dasarnya untuk akuisisi pengetahuan.
Acara hibrid
Acara hibrid adalah acara yang menggabungkan event tatap muka dan virtual sehingga memperluas jangkauan global acara tersebut. Lebih lanjut, acara hybrid bisa dilakukan internal maupun eksternal.
Acara hybrid internal adalah acara hybrid dalam suatu perusahaan misalnya pelatihan, rapat balai kota, pertemuan departemen, rapat penjualan, dan banyak lagi. Adapun Acara hybrid eksternal acara hybrid diluar suatu organisasi tertentu yang melibatkan banyak orang misalnya konferensi, pertemuan puncak, konser, jejaring sosial virtual, seminar, dan sebagainya.
Konferensi virtual
Konferensi virtual berbeda dari rapat virtual dan webinar biasa karena menawarkan fleksibilitas dalam agenda multi sesi pada waktu atau hari yang berbeda. Pada konferensi virtual terdiri dari sesi keynote dan breakout, diskusi panel, hiburan langsung, sesi pendidikan, dan sebagainya.
Pameran dagang dan pameran
Pameran dagang virtual mirip dengan pameran tradisional, tetapi pengunjung dan peserta pameran berinteraksi satu sama lain di web dan bukan secara langsung. Misalnya Anda bisa melakukan melakukan online fashion show untuk industri pakaian, dan sebagainya.
Tips Melakukan Virtual Event
Berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda pertimbangkan dalam mengadakan acara virtual, yakni sebagai berikut:Â
Sesuaikan penggunaan teknologi yang strategi
Saat ini adanya banyak sekali media yang bisa Anda gunakan. Lebih lanjut, masing-masing media tersebut memiliki keunikan dan segmennya tersendiri. Oleh karena itu, Anda bisa memaksimalkan untuk mencapai target event Anda. Misalkan Anda menggunakan Youtube dan Live Streaming Sosial Media untuk webinar atau Premium Zoom untuk event yang lebih eksklusif dan tertutup.
Untuk menghasilkan acara yang berkualitas, Anda juga bisa menggunakan adopsi teknologi tambahan lainnya. Misalnya menggunakan pencahayaan, mikrofon, layar hijau, kamera, dan layar. Adapun semua elemen ini menambah kualitas pengalaman saat menonton acara virtual.
Tentukan program dan konten event yang sesuai
Perlu diingat, apa yang berfungsi untuk acara langsung mungkin tidak berfungsi untuk acara virtual. Anda mungkin memasukkan jeda tertentu seperti ishoma atau bahkan games breaking yang dalam implementasinya akan berbeda. Dengan demikian, mengetahui kebutuhan konsumen adalah hal penting yang harus Anda lakukan.
Menentukan program dan event adalah yang paling krusial dan akan menentukan keberhasilan acara virtual. Anda harus menentukan tema yang sesuai dengan minat penonton, menentukan pembawa acara, rundown, jenis platform virtual meeting, atau bahkan menyiapkan kumpulan pertanyaan. Lebih lanjut, dengan perencanaan yang matang akan hal ini akan mendatang banyak penonton dan membuat acara virtual Anda akan semakin lebih menarik.
Lakukan Latihan
Meskipun suatu acara dilakukan secara virtual, bukan berarti latihan tidak menjadi hal yang krusial. Anda harus memastikan bahwa suasana event tetap terasa meskipun berinteraksi secara online. Lebih lanjut, dengan adanya latihan juga meminimalisir berbagai resiko seperti jaringan internet yang tidak stabil, kamera yang tidak berfungsi, dan sebagainya.
Melibatkan audiens dalam virtual event
Ketika membuat acara virtual maka perlu diingat bahwa orang yang bekerja atau menonton dari rumah memiliki lebih banyak gangguan dan tanggung jawab. Oleh karena itu, Anda perlu menempatkan diri pada posisi audiens. Lebih lanjut, Anda mungkin saja memasukkan jeda tambahan ke dalam program Anda atau memastikan acara tersebut dilaksanakan pada jam istirahat dengan sedikit distraksi.
Penutup
Virtual event adalah pertemuan terorganisir yang dilakukan secara online dan tidak melakukan pertemuan secara langsung. Adapun jenis-jenis acara virtual seperti webinar, acara hybrid, konferensi virtual, dan pameran. Lebih lanjut, untuk memaksimal acara online maka Anda bisa menerapkan tips seperti menyesuaikan penggunaan teknologi, menentukan program dan event, melakukan latihan, melibatkan audiens, dan sebagainya.Â
IDCloudHost adalah perusahaan cloud provider yang memberikan berbagai layanan yang dapat membantu meningkatkan kualitas website. Anda bisa menggunakan cloud hosting dengan performa yang tinggi dan konfigurasi yang mudah. Lebih lanjut, layanan ini juga didukung oleh teknologi non-volatile memory express (NVME) yang merupakan terobosan baru dalam bidang SSD.Â
